Uma das maiores dores de cabeça e prejuízos que podem ser causados é a perda de estoque, seja por deterioração, mal armazenamento ou falta de demanda. O estoque mínimo é uma tática muito usada para minimizar esse tipo de risco e garantir mais rentabilidade e economia para seu empreendimento.
O que é estoque mínimo?
O estoque de segurança ou estoque mínimo consiste na tática de manter uma quantidade pequena de mercadorias o suficiente para diminuir sua margem de perda no estoque, mas grande o suficiente para garantir a média de consumo daquele conjunto de produtos dentro de um certo período do tempo.
O estoque mínimo é muito praticado especialmente por empreendimentos que precisam lidar com bens perecíveis, como ingredientes, frutas e legumes, artigos de confeitaria, ou mesmo produtos mais sazonais ou delicados.
Nessa definição já colocamos uma parte importante de todo o varejo, estabelecimentos e até pequenas indústrias; são mercados, bares, padarias, restaurantes, lojas com artigos importados e outros tipos de bens que podem ficar inutilizados ou obsoletos com o tempo.
Operando com estoque mínimo, há uma segurança maior em relação a esses medos tão comuns a todos os profissionais das áreas que mencionamos. Mas essa prática precisa ser muito bem coordenada para afastar outros riscos igualmente problemáticos, como a temida ruptura de estoque, quando um conjunto de itens passa a faltar mesmo com demanda ativa.
Perder uma venda por falta de estoque pode enfraquecer sua relação com o cliente, que vai acabar tendo de buscar um concorrente para suprir sua demanda.
Como calcular o estoque mínimo?
Para fazer uma boa gestão de estoque mínimo, é importante ter uma dimensão da média de consumo dentro de uma determinada faixa de tempo. Por exemplo:
Digamos que o produto X, dentro da faixa de 30 dias, a média de um mês fiscal, é vendido 400 vezes. Então dividimos o volume de vendas pelo volume de dias. Sua média de consumo do produto X é igual à média de 13 por dia.
Então você determina o período de reposição, digamos que a cada 10 dias. 13 x 10 = 130 é seu volume de estoque mínimo para o produto X dentro do período dos 10 dias.
Se quiser adicionar uma margem de precaução, você pode somar um percentual seguro junto do valor final, entre 6 % a 10%, garantindo um risco menor de desabastecimento.
Esse cálculo deve ser feito individualmente para cada produto e anotado em uma planilha. Com o auxílio de serviços como sistemas de automatização de gestão, os famosos sistemas ERP, quando integrados ao sistema TEF, ajudam a fazer uma estimativa muito mais precisa de sua média de consumo, o que possibilita acompanhar regularmente com dados precisos a saída de cada produto.
Mais do que isso, são importantes especialmente para determinar seus estoques sazonais, em épocas como Páscoa, Natal, dia dos namorados e afins, para que você evite correr riscos com a ruptura de estoque ou mesmo ter prejuízos com produtos encalhados.
E o estoque máximo?
O estoque máximo, por sua vez, calcula o máximo possível de estoque sem que haja um risco de perda ou deterioração, acontecendo muito entre mercados com grande demanda e outras unidades com uma cadeia de distribuição.
O cálculo do estoque máximo é realizado considerando até onde é possível e importante manter um estoque sem incorrer em riscos. O estoque máximo é realizado somando a compra média de um determinado período e o estoque mínimo, garantindo um fundo de segurança em momentos de alta nas vendas.
Os riscos do estoque mínimo
Manter um estoque mínimo exige um enorme cuidado e antecipação com as rupturas de estoque, o que torna interessante um padrão de inventário rotativo, que deve ser auxiliado por soluções como sistemas de gestão, que ajudam a programar avisos de estoque baixo e também automatizar a solicitação de compra junto ao fornecedor.
A compra em grande volume tem como principal benefício os descontos e a capacidade maior de negociação com fornecedores. Já comprando em pequenas escalas, os descontos são menores e os custos correntes, maiores.
As vantagens do estoque mínimo
Já quando falamos em suas vantagens, muitas oportunidades aparecem especialmente para ambientes onde adiversificação é necessária a um risco pequeno, como no caso de pequenas mercearias. O risco de ser perder produtos que vencem ou ficam obsoletos, igualmente, diminui a um nível seguro.
Apesar da necessidade de conferir regularmente o estoque, este também se torna mais fácil de organizar e manejar, diminuindo problemas com avarias, que acabam sendo comuns com estoques muito volumosos.
Como gerir o estoque mínimo de EPI?
A tática do estoque mínimo pode ser executada em diferentes ambientes, e um dos materiais que mais gera dúvidas são justamente os EPIs.
O estoque mínimo deles deve levar em conta não só o cálculo que comentamos antes, mas também considerar o número de colaboradores e manter sempre uma faixa de percentual de segurança um pouco mais alta, de até 15%. O alinhamento direto com o setor de logística é fundamental, já que sua falta causa a ruptura imediata do seu setor produtivo.
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