Kanban: o que é e como aplicar essa metodologia

A busca por ferramentas que qualifiquem a gestão de um negócio precisa ser constante, afinal, para se manter assertivo em suas ações e competitivo no mercado, uma boa condução é fundamental. É nesse cenário que surge o Kanban, metodologia ágil cuja proposta é auxiliar a administração de projetos e tarefas de forma mais prática e otimizada.

Então, se deseja conhecer o que é o Kanban, como surgiu, quais seus objetivos, tipos e possibilidades de aplicação, continue a leitura e confira tudo com a SG Sistemas!

O que é o sistema de Kanban?

O Kanban é uma metodologia ágil que busca aplicar uma gestão visual à condução de projetos, para garantir que seja alcançado um nível de precisão e alta performance. Na prática, é realizado a partir do registro de tarefas por meio de símbolos visuais, utilizando cartões e papel adesivo.

Com princípio simples e passível de ser aplicado em qualquer tipo de organização, busca gerenciar, de forma prática e dinâmica, todas as etapas de um processo, estabelecendo o fluxo de trabalho em registros passíveis de acompanhamento e compreensão, possibilitando a identificação de possíveis gargalos e formas de melhor qualificação dos projetos.

Foi elaborado pela Toyota, empresa japonesa que é referência mundial na criação e desenvolvimento de soluções e inovações de mercado e que, na época, buscava possibilitar um maior controle de estoque, conferindo precisão em seu armazenamento e produção.

Hoje, o Kanban rompeu as barreiras da indústria e compõe variados setores, nichos e tipos de empreendimentos, viabilizando uma gestão assertiva. Está inserido ainda como componente da metodologia Just In Time, que visa a condução precisa e qualificada de serviços e produtos, direcionando para a realização de ações imprescindíveis para a conclusão de uma tarefa.

Qual o objetivo do Kanban?

A metodologia Kanban visa o controle, qualificação e otimização contínuos do fluxo de trabalho de equipes e gestão, tornando a comunicação direta e objetiva, desenvolvendo padrões para as atividades, estabelecendo prazos e diminuindo a incidência de possíveis desperdícios, perdas e gargalos de produção.

Esses resultados são alcançados porque ocorre a priorização e acompanhamento da condução das tarefas, permitindo uma melhora na produtividade e organização, entregando ações mais transparentes e orientadas.

Quais os elementos que compõem o Kanban?

Existem três elementos estruturantes para a composição e fundamentação da aplicação do Kanban, confira:

• Cartão: simboliza uma tarefa que precisa ser realizada dentro da condução de um trabalho. Os cartões podem possuir diferentes cores, que possibilitam a identificação a partir do seu nível de prioridade, tipo de ação, colaborador responsável ou qualquer outra classificação necessária ao seu negócio;
• Coluna: indica a situação em que cada cartão está posicionado ao longo do fluxo de produção. Geralmente estão divididas em três grandes posições: tarefas que necessitam ser realizadas, ações que estão sendo desenvolvidas e atividades já feitas. Assim como os cartões, são passíveis de serem ajustadas conforme a demanda do empreendimento.O importante é que seja mantida uma organização cronológica, para facilitar sua visualização;
• Quadro: suporte onde serão dispostos os cartões e colunas. Pode ser estruturado de forma online ou física, sendo compartilhado por uma ou mais equipes e comportando diferentes modalidades e departamentos.

Quais os tipos de metodologia Kanban?

O que difere os tipos de Kanban são as finalidades específicas de seus cartões, havendo dois direcionamentos gerais:

• Kanban de movimentação: por meio dele é possível ter um olhar mais preciso com relação ao gerenciamento de entradas e saídas, muito utilizado em organizações que possuem produções em escalas maiores. Isso porque viabilizam uma visualização de falhas, acúmulos de estoque e desperdícios;
• Kanban de produção: formado por três colunas básicas essenciais — atividades a serem desenvolvidas, que estão sendo realizadas e finalizadas. Pode ser alterado conforme a necessidade das demandas.

Qual a diferença entre Kanban e Scrum?

É comum que surjam algumas dúvidas entre as diferenças entre Kanban e Scrum, já que ambos têm como foco a viabilização de agilidade na realização das ações. Porém, existem pontos que os diferem de forma significativa.

Isso porque o Kanban busca a representação visual e contínua dos projetos e processos, utilizando de diferentes indicadores de desempenho, podendo ser alterado a qualquer momento e não possuindo data final.

Já a metodologia Scrum centraliza a gestão de processos a partir de atribuições de colaboradores pré-estabelecidas, indicadores de velocidade, ritmo da produção limitado e definição de datas de entrega.

Na rotina da sua organização, significa que o Kanban pode ser aplicado a processos que possam sofrer constantes modificações, enquanto o Scrum é apropriado para condução de funções mais bem estruturadas e que não apresentam alterações significativas ao longo de sua execução.

Quais são os 4 pilares do Kanban?

Existem 4 pilares básicos do Kanban, que possuem o objetivo de permitir a sua aplicação e desenvolvimento. Confira:

1. Comece a partir do que possui no momento: a sua aplicação precisa ser direcionada de forma gradual e adaptativa, respeitando a dinâmica de condução de trabalho, já que seu objetivo é permitir um melhor gerenciamento da produtividade;
2. Aplique modificações contínuas: o Kanban é uma metodologia que não possui uma data de finalização, por considerar que uma organização está sempre em busca de melhoria constante. Assim, uma transformação gradual e dinâmica, a partir de pequenas modificações, direciona para um resultado consistente e qualificado;
3. Respeite as atuações e equipes atuais: a implementação do Kanban não sugere uma transformação radical dos processos. Portanto, é essencial que as responsabilidades sejam respeitadas e a forma de condução desenvolvida até então seja considerada, evitando possíveis conflitos e resistências em sua incorporação e colaboração;
4. Estimule a liderança: todos os colaboradores devem ser estimulados a sugerir melhorias e possíveis adaptações e ajustes no Kanban, direcionando para uma participação mais presente e dinâmica.

Quais os benefícios desse sistema?

Os benefícios de adoção de uma ferramenta simplificada de auxílio de gestão são diversos. Você passa a obter uma visualização ampla das atividades e processos e possibilitando a integração de equipes e profissionais, que passam a compreender de forma abrangente a condução e participação coordenada nos projetos.

Seu uso simplificado pode ser adotado por todos os colaboradores, que passam a ter mais autonomia e até mesmo engajamento diante das ações, ao compreenderem melhor essa metodologia e seu funcionamento.

Os dados passam a estar centralizados, alimentando a qualificação dos processos e facilitando o seu uso e condução. Com isso, o fluxo de atuações passa a ser enxuto e conciso, oportunizando a eliminação de tarefas desnecessárias.

A comunicação é também outro aspecto que passa a sentir os benefícios dessa implementação, já que o Kanban estimula um diálogo constante e integral entre colaboradores, que compartilham de forma mais ampla os prazos e ações executados.

Todos esses pontos direcionam ainda para uma priorização clara das atribuições, desenvolvimento fortalecido e entregas de resultados condizentes às expectativas e possibilidades de realização de uma organização.

Como aplicar o método Kanban no meu negócio?

Conforme sinalizamos, a aplicação do Kanban tende a ocorrer em diferentes tipos de atuação de um negócio, podendo ser realizado de forma manual ou digital. Com essa definição, confira as etapas sugeridas para sua implementação:

1. Definição da modalidade a ser adotada: seu caráter simplificado faz com que seja possível uma aplicação manual, em que a equipe necessita apenas da disposição de um quadro para visualização das colunas e cartões.Enquanto isso, a manutenção virtual oferece mais assertividade e facilidade para o gerenciamento, principalmente quando integrada a um sistema de gestão unificado.

   Isso porque ele fornece as informações e dados essenciais de forma centralizada e integrada, podendo ser acessado e alimentado em diferentes dispositivos, localizações e momentos, ampliando a potencialidade do método;

2. Apresentação da metodologia para a equipe de gestão e colaboradores: ao instrumentalizar e capacitar a equipe, os colaboradores poderão se adaptar de forma mais qualificada para essa aplicação;
3. Identificação das necessidades e demandas: os projetos e processos a serem acompanhados precisam estar sinalizados, para ser possível a verificação e nomeação de responsáveis, conferindo maior transparência e autonomia a respeito das funções;
4. Caracterização das urgências e prioridades: as prioridades necessitam ser definidas, de modo a nortear os níveis de atenção que cada tarefa precisa apresentar. Isso também possibilita que seja definido o suporte necessário para um bom desempenho e condução contínuos;
5. Implementação de melhoria contínua: este é um sistema que precisa ser considerado enquanto permanente para ocorrer uma otimização contínua dos processos. E é esse acompanhamento quem irá demonstrar outras possíveis chances de melhoria e eventuais falhas ou gargalos que, em outro momento, passariam despercebidos.

Com todas essas informações a respeito do método Kanban, que proporciona controle visual da condução de processos, você pode impulsionar e melhorar o gerenciamento do seu negócio, tornando a execução das tarefas mais coerentes e garantindo uma qualidade de entrega elevada e ajustada às expectativas da marca.

E se deseja continuar a ter acesso às principais informações do campo de gestão, continue acompanhando o blog da SG Sistemas. Que tal aproveitar para conferir o post sobre as 10 principais ferramentas de gestão que você precisa conhecer?

Até a próxima!