A cautela e o planejamento estão no DNA de toda grande empresa, e a gestão orçamentária é um dos pilares do sucesso na execução de seu empreendimento. Nas mais diversas áreas, o planejamento e o tato analítico são a chave para ir além!
O que é a gestão orçamentária?
Os processos de gestão se tornam cada vez mais detalhados e manejáveis conforme a tecnologia avança, especialmente graças à qualidade da tecnologia da informação, que é capaz de compilar e tratar um volume imenso de dados de sua empresa, para criar estratégias dinâmicas, preparadas para as mais diferentes situações.
E para que cada peça se mova no xadrez do Mercado, o capital das empresas precisa ser mobilizado, e cada centavo investido faz a diferença nas tomadas de decisão. A gestão orçamentária é a grande estrategista por trás de cada jogada, garantindo que todo o capital investido seja cada vez mais bem utilizado e tudo consiga acontecer conforme o planejado.
A execução da gestão orçamentária vai muito além de planejar os gastos do ano seguinte; a equipe responsável por ela precisa estar a muitos passos antecipada para cada projeto e cada cenário possível.
Os benefícios de uma boa gestão orçamentária são diversos:
– A possibilidade de otimizar investimentos e diminuir erros de alocação;
– Ter um alto poder de compliance financeira, trazendo cada vez mais segurança para os stakeholders;
– Garantir que todas as atividades projetadas possam acontecer da melhor maneira;
– Ter possibilidades de manobra em cada ocasião, com planos de A à Z;
– Aumentar o entendimento de todas as atividades e seus custos.
E para que tudo isso e muito mais se concretize, o trabalho desses gestores é árduo e se divide em ao menos quatro etapas fundamentais:
1. Estudar o cenário
O primeiro passo da equipe de gestão orçamentária é entender as atividades desenvolvidas e todos os custos que fazem o empreendimento acontecer. Esse tipo de relatório é elaborado por muitas mãos, conhecendo os custos operacionais, de pessoal e tributos; a equipe de gestão precisa navegar em cada setor da empresa para entender suas dinâmicas.
2. Projeção de gastos e cenários
Com os custos médios em mãos, é hora de ouvir os planejadores de estratégias da empresa e esboçar as principais táticas para o próximo ano fiscal.
No meio do processo, muitas vozes se cruzam e ideias nascem no caminho, mas quem vai dar a chancela final é a capacidade orçamentária, e com essa responsabilidade em mãos, os gestores ficam responsáveis por criar diferentes cenários de execução do orçamento.
A variedade é importante não apenas para desenhar a execução do próximo ano, mas também para criar diferentes estratégias paralelas a serem executadas caso surpresas e mudanças no cenário aconteçam, e elas acontecem, por isso a gestão precisa sempre estar dois passos à frente, pesando os riscos de cada nova empreitada.
É a segurança de uma projeção que transmite confiança aos stakeholders da empresa e a todos os envolvidos com aquela execução.
3. Acompanhar o orçamento
Tão importante quanto elaborar o orçamento é acompanhar sua execução. Com métricas e indicadores definidos fica mais fácil observar de perto quais foram os pontos fortes e os pontos fracos no planejamento e, com isso, a cada ano o planejamento fica mais maduro, sintonizado com as atividades e a cultura da empresa.
4. Revisões de orçamento
A plasticidade, ou seja, a capacidade de encontrar novos caminhos para operar e contornar desafios é um dos atributos mais importantes para quem projeta a gestão orçamentária, que deve ser conduzida lado a lado com a gestão financeira, para que as duas partes troquem impressões e desenhem táticas juntas nas mais diversas ocasiões, de urgência ou de metas batidas com antecedência.
É natural que ajustes finos ou até radicais precisem ser realizados, e a variedade de propostas dá uma segurança de manejo a qualquer momento do trajeto.
Como otimizar a gestão orçamentária?
Dados de qualidade nunca são demais na hora de executar analises técnicas, especialmente quando se trata do orçamento de uma empresa.
Felizmente, é possível contar com mecanismos cada dia mais confiáveis na hora de gerar relatórios, trabalhando com um grande número de variáveis e podendo cruzar todas elas para obter resultados cada vez mais profundos.
Os sistemas ERP estão entre os principais responsáveis pela qualidade na geração da de dados, isso porque permitem ir além dos dados de vendas, explorando também a entrada de produtos e sua movimentação, além de permitir o cadastro de clientes, que auxilia em táticas cada vez mais seguras também para o marketing.
Através do ERP é possível observar quais processos podem estar com erros e vícios, assim como observar os resultados de mudanças relacionadas desde à gestão do estoque até o fluxo de fornecimento.
Graças à sua escalabilidade, também pode ser integrado a plataformas de contabilidade digital, o que antecipa custos contábeis e dá ainda mais precisão nos planejamentos.
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