Entender como emitir NF-e da forma correta é uma vantagem para qualquer comércio, seja atacado ou varejo. A ideia de fazer a nota à mão é um conceito ultrapassado e não oferece nenhum benefício para o empresário.
Além de otimizar processos, tempo e espaço, a modalidade eletrônica minimiza possíveis erros que possam acontecer. Pensando nisso, a SG Soluções trouxe quatro passos práticos para você aprender — de vez — a tirar a NF-e. E, mostramos todos os documentos necessários para o correto preenchimento. Continue a leitura do texto para conferir!
Como emitir NF-e? Veja o passo a passo!
A NF-e tem diversas vantagens! Além das já citadas, essa modalidade de nota gera mais produtividade, reduz gastos, garante melhor controle financeiro e permite que seu comércio venda para clientes mais distantes.
Quer aprender como emitir esse documento? Veja o passo a passo.
1. Defina qual tipo de nota que será emitido
Existem vários tipos de nota fiscal. Ela vai mudar dependendo da operação, que podem ser divido em três:
- produtos: classificado como bens e mercadorias, independentemente da modalidade, seja compra, venda, retorno, devolução, importação, exportação, entre outros;
- serviços: quando ocorre a prestação de atividades para terceiros;
- consumidor: é necessário que haja venda direta sem identificação do comprador, equivalente ao cupom fiscal usado no varejo digital.
A sua empresa não precisa emitir apenas um tipo de nota, também é possível optar por duas modalidades, caso seja necessário.
2. Adquira um certificado digital
As notas fiscais precisam de validade jurídica, para isso é importante que a marca tenha um certificado digital. Esse documento funciona como uma espécie de assinatura eletrônica e permite que as transações online tenham garantia e sejam autenticas.
É possível garantir essa declaração com uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). A Caixa Econômica Federal, o Serasa Experian e a Receita Federal do Brasil são instituições que emitem o certificado digital.
Há dois tipos de documentos, o A1 e o A3. O primeiro tem validade de um ano e é um arquivo digital e, por isso, deve ser instalado diretamente em computadores. Já o segundo pode ser colocado em mídias portáteis, como tokens, pen drives ou cartões com chip.
3. Faça o cadastro fiscal
Para conseguir emitir nota fiscal eletrônica é preciso fazer um cadastro fiscal e adquirir a autorização do órgão oficial do governo. Para os comerciantes, o registro deve ser feito na Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz).
O procedimento é diferente em cada região do Brasil, por isso, procure a organização mais perto da sua empresa para tirar todas as dúvidas sobre a NF-e. Geralmente, o órgão demora 15 dias para liberar a autorização da emissão das notas.
4. Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica
Por fim, o último passo é escolher o emissor da nota fiscal eletrônica. Esse é o sistema que vai fazer a comunicação com a Sefaz e garantir que todas as informações sejam preenchidas e validadas da forma correta.
Existem dois tipos, o gratuito que é o oficial da Secretaria de Estado da Fazenda ou da prefeitura, e o próprio da empresa, que pode ser integrado ao sistema do governo.
Os emissores governamentais não são recomendados porque possuem muitas limitações, como dificuldades de integração ao software de gestão dos comércios particulares e falhas no gerenciamento do alto volume de documentos fiscais. Por isso, conte com uma empresa que possa garantir o melhor sistema para sua marca.
Com esses passos feitos, basta entrar no emissor verificar se todos os dados estão corretos e gerar sua NF-e!
O que é preciso para emitir uma NF-e?
Depois de realizar uma venda, seja de produto ou serviço, é necessário emitir uma nota fiscal para o comprador. Para que a NF-e fique correta, são necessárias algumas informações. Elas dependem do tipo de pessoa, física ou jurídica. Confira a diferença:
- Pessoas físicas: CPF, RG e comprovante de residência.
- Pessoa jurídicas: CNPJ, Identidade do Titular e Cadastro Fiscal.
Além desses documentos, lembre-se que no preenchimento do formulário da nota devem constar o produto ou serviço, todos os dados de quem comprou e quem vendeu.
Existe alguma diferença para emissão de NF-e para MEIs?
Existem algumas diferenças na emissão da NF-e para os microempreendedores individuais (MEIs). Essa discrepância começa lá no processo de cadastro fiscal.
Enquanto os empresários do comércio precisam fazer o registro na Secretaria de Estado da Fazenda, estes devem procurar a prefeitura de onde moram.
Pelo site da administração da cidade, é possível encontrar e preencher um formulário de credenciamento. Dessa forma, com os dados coletados e os documentos devidamente entregues, é liberado o acesso ao sistema de geração de notas.
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Por isso, se esse for seu caso, procure a prefeitura do lugar que você reside e tire todas as suas dúvidas.
Mas atenção: a partir do dia 1º de setembro de 2023 todos os MEIs deverão emitir as NFS-e no mesmo padrão. Para isso precisarão utilizar os emissores nacionais ou sistemas conectados, como o MaisMei.
Emissores de Nota Fiscal — facilitador da rotina de empresas
Como já deu para perceber os emissores de nota fiscal são importantíssimos para garantir que as NF-e sejam feitas corretamente. Encontrar os melhores softwares garante não apenas segurança, mas também agilidade e otimização de tempo.
Existem algumas opções, como o SG Sistemas, que oferecem um ambiente intuitivo, de fácil navegação. Com isso, o processo de automação é muito mais tranquilo.
Com os emissores de nota fiscal sua empresa só tem a ganhar. São diversos benefícios, como eliminação de gastos desnecessários, aumento de produtividade, melhoria do controle financeiro e mais!
Viu só como tirar NF-e pode ser a virada de chave da sua empresa? Com esse processo eletrônico, sua marca, você e seus colaboradores só tem a ganhar.
Não se esqueça de contar com um bom softaware para garantir mais segurança ao emitir notas. A SG Sistemas possui opções que podem contribuir para pequenas, médias e grandes empresas dos mais variados segmentos. Garanta o melhor para o seu negócio e entre em contato com um de nossos especialistas!
