Domine a emissão de nota fiscal de devolução de venda com a SG

Domine a emissão de nota fiscal de devolução de venda com a SG

Quem trabalha com a expedição de documentos em qualquer empresa que vende ou recebe mercadorias, uma hora ou outra precisará fazer a emissão de nota fiscal de devolução de venda. 

Assim como a própria Nota Fiscal (NF), esse é um documento essencial para garantir o registro contábil das operações feitas pelas pessoas jurídicas. Portanto, entendê-lo e saber como fazer a sua emissão é um conhecimento que todas as empresas precisam dominar. 

Por esse motivo, a SG Sistemas te guiará por este post, mostrando tudo o que você precisa saber sobre a emissão de nota fiscal de devolução de venda. Veja bem: 

Por que fazer a emissão de nota fiscal de devolução de venda?

A NF de devolução é o documento responsável por anular uma operação de compra e venda que não foi concretizada. Ela é extremamente necessária, pois sabemos que no dia a dia das transações de compra e venda, inúmeros fatores podem interromper esses acordos. 

Por exemplo, quando uma pessoa física faz a compra de um produto pela internet e, na hora da entrega, o recebe com avarias e recusa seu recebimento – a operação de venda não foi concretizada. 

Outra situação é quando um supermercado recebe uma mercadoria de seu fornecedor, registra a entrada dela em seu estoque e, posteriormente, identifica inconformidades no lote, obrigando-o a devolver a mercadoria para o fornecedor. 

Nessas duas situações, uma Nota Fiscal foi emitida para registrar uma venda que, no fim das contas, não foi efetivada na realidade. Por esse motivo, uma nova NF é emitida – a NF de devolução de venda –, que será utilizada para registrar o retorno dos objetos para a pessoa jurídica que fez a sua venda no primeiro momento.

Como ocorre a emissão de nota fiscal de devolução de venda? 

Nos exemplos acima, já é possível identificar duas situações bem distintas em que pode ocorrer a emissão da NF de devolução: em relações B2C (pessoa jurídica vendendo para o consumidor final) e em relações B2B (pessoa jurídica vendendo para outra pessoa jurídica).

Nessas duas situações, a emissão de nota fiscal de devolução de venda é feita de formas diferentes, que são explicadas abaixo: 

Devolução feita a partir da recusa do destinatário 

Tomando como exemplo uma pessoa que fez a compra de um guarda-roupas pela internet e no momento da entrega percebeu que a peça estava avariada, essa pessoa deverá escrever no verso da DANFe (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica) que está recusando a entrega, o motivo da recusa, assinar e colocar a data do ocorrido. 

Com isso, a empresa transportadora fará o trajeto inverso, efetivando a devolução com a entrega da mercadoria para o remetente, que fez a venda. Com as anotações feitas na DANFe, a empresa vendedora fará a emissão de nota fiscal de devolução de venda. 

Importante ressaltar que a NF de devolução não pode ser emitida quando o processo de transporte das mercadorias está em andamento, pois neste momento é extremamente necessário que a mercadoria seja movimentada junto de sua Nota Fiscal, que deve ser válida e vigente. 

Devolução emitida pelo destinatário da compra 

Em situações B2B, em que sua empresa recebe mercadorias de um fornecedor e precisa fazer a devolução, quem faz a emissão de nota fiscal de devolução de venda é o próprio destinatário, que realizou a compra. 

Isso porque estamos falando de duas pessoas jurídicas e quando a segunda recebeu as mercadorias, fez o lançamento dessa entrada em seu estoque, registrando sua posse desses bens. 

Imaginando, como exemplo, um supermercado que recebeu uma carga de refrigerantes que posteriormente teve seu lote identificado como defeituoso, havendo a necessidade de fazer a sua devolução, quem emite a NF de devolução é o próprio supermercado. 

Dessa forma, ele poderá fazer o registro da saída dos objetos (e dos impostos competentes à posse desses bens) de sua propriedade.

como ocorre a emissão de nota fiscal

Aprenda como fazer a emissão de nota fiscal de devolução de venda 

O processo de emissão da nota de devolução pode ter alguns passos diferentes dependendo do sistema que você usa: por seu software de gestão integrada ou pelo próprio sistema do governo federal. 

Ainda assim, a essência da emissão é a mesma e, por isso, mostramos abaixo um passo a passo que pode ser adaptado para qualquer situação: 

10 passos para fazer a emissão de nota fiscal de devolução de venda

Para fazer a emissão da NF de devolução, você precisa ter: 

  • os dados da sua empresa;
  • os dados do fornecedor ou cliente envolvido na devolução;
  • os dados do cadastro do produto devolvido;
  • as informações de frete e transportadora, se esse for o caso;
  • certificado digital da sua empresa.

Com todos eles preparados, basta seguir estes passos para fazer a emissão da nota: 

  1. Acesse o seu sistema de emissão de NFs, inicie uma nova emissão e especifique a finalidade da nota como “devolução”. Será preciso especificar também se essa é uma nota de entrada ou saída (no exemplo dado acima, do supermercado, seria uma nota de saída); 
  2. No espaço de “Notas Referenciadas” que pode ser uma aba ou um simples campo do seu sistema de emissão, insira o número da chave de acesso da nota fiscal de compra que você fará a devolução – este número é encontrado no topo da NF e possui exatamente 44 caracteres. 
  3. Informe os dados de seu fornecedor, que receberá a devolução das mercadorias por meio desta nota; 
  4. Se houver transportadora, você deverá informar os dados dessa empresa e dos serviços de frete também;
  5. Depois, é necessário preencher todos os campos referentes à mercadoria que é objeto da devolução, como especificações de valores, quantidade e seu código NCM (a nomenclatura comum do mercosul); 
  6. Preencha também os campos relacionados à tributação, consultando o departamento contábil de sua empresa e do fornecedor para garantir que não há nenhuma inconformidade; 
  7. Caso precise, preencha o campo de informações adicionais com o que for necessário especificar;
  8. Finalize a emissão clicando no botão de salvar e valide sua autenticidade com o certificado digital de sua empresa;
  9. Faça a transmissão desta nota para o sistema da Secretaria da Fazenda para que ela seja validada; 
  10. Com o retorno positivo da Sefaz, a emissão de nota fiscal de devolução de venda está finalizada e você pode imprimir a nota, anexá-la à mercadoria devolvida e dar continuidade ao processo de devolução. 
como funciona a emissão de nota fiscal

O prazo para a emissão de nota fiscal de devolução

Uma dúvida bastante frequente nesse processo está relacionada ao prazo máximo para emitir uma nota fiscal de devolução. Pela legislação brasileira vigente, não há um prazo definido para a emissão da nota fiscal de devolução. Essa pode ser feita em qualquer momento, quando houver a necessidade das partes. 

Entretanto, essa emissão pode respeitar o prazo de garantia do produto vendido. No caso de um produto que apresente defeito após o uso do cliente final e expirada a sua garantia, o fornecedor pode se recusar a emitir a NF de devolução. 

O que pode causar confusão em alguns emitentes é o prazo de 24 horas para o cancelamento de uma nota fiscal. Fique atento: isso é outra coisa! 

O cancelamento de uma NF-e pode ocorrer se autorizado pelo Fisco no período de 1 dia após a sua autorização de uso, contanto que não tenha ocorrido ainda o seu processo de transporte. Se esse for o caso, você pode fazer o cancelamento da NF e não precisará emitir a sua devolução. 

Agora, se precisar emitir a devolução, ela pode ser feita – reiteramos – em qualquer momento, pois a legislação não impõe prazo algum. 

Com esse post da SG Sistemas ficou muito mais fácil entender o processo de emissão de nota fiscal de devolução de venda, não é verdade? Se ainda tiver dúvidas, deixe-as aqui nos comentários que nossa equipe ficará feliz em poder te ajudar! 

Se quiser conferir mais dicas como essa, que tal continuar a leitura em nosso post sobre a importância da contabilidade gerencial para as empresas? Certamente você pode aprender algo novo e importante para o seu negócio por lá!

Até breve! 

Roger Toshi

Roger Toshi, apaixonado por tecnologia aplicada ao varejo, é formado em Direito pela Unicesumar, com MBA em Gestão de Pessoas e Liderança pela Fundação Getúlio Vargas (FGV). Desde 2017 atua como gerente Administrativo e de Marketing da SG Sistemas.

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