Quem tem uma empresa sabe que há muito a se fazer em termos de regulamentação e registros. Nesse processo, a ordem de serviço é fundamental para qualquer estabelecimento. Ela ajuda você a documentar o trabalho realizado, ao mesmo tempo em que fornece maior controle e organização dos procedimentos.
Você conhece esse documento? Sabe para que ele funciona? A SG Sistemas criou esse post para tirar todas as suas dúvidas e ajudar a impulsionar ainda mais o seu negócio. Saiba, a seguir, o que é, como fazer e qual a importância da ordem de serviço.
O que é a ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que formaliza um serviço prestado ao cliente. Também conhecida como OS, é essencial para o gerenciamento de uma empresa. Com ela, tanto você como o cliente têm mais segurança na negociação.
A OS precisa conter todas as informações referentes ao serviço contratado, para que não haja dúvidas ou desentendimentos após a contratação. É um registro formal de tudo o que será oferecido ao contratante para alinhar as expectativas e deixar ambos os lados cientes sobre o combinado.
Esse acordo deve ser feito, é claro, antes do início do serviço, mas pode ser alterado no futuro, caso haja alguma mudança como a inclusão ou retirada de algum ponto – com o aval de contratante e contratado. A OS deve servir como um guia para o trabalho. Conforme o projeto for sendo desenvolvido, a ordem precisa ser atualizada com o progresso já feito.
Qual a importância da ordem de serviço para o seu negócio?
A principal função da ordem de serviço já deixa bem claro qual a sua importância: formalizar o trabalho prestado por sua empresa. Disso, resultam outros benefícios igualmente importantes, como:
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Organização dos processos de trabalho
Com a OS a sua equipe tem maior controle das atividades que foram prometidas ao cliente e precisam ser desenvolvidas. Isso é ainda mais importante em grandes empresas, que possuem um alto volume de trabalho.
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Otimização de tempo e recursos
Ao analisar as ordens de serviço emitidas você pode calcular os recursos investidos – como tempo, dinheiro e mão de obra -, para saber se o seu preço está justo, por exemplo. Ao longo do tempo, a OS se torna uma ferramenta muito poderosa para o balanço geral da empresa e para a correção de erros nos processos.
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Aperfeiçoamento da relação entre contratante e contratado.
Ao esclarecer e registrar o serviço prestado, você alinha expectativas, define o escopo de trabalho e oferece mais segurança ao cliente. Isso impacta diretamente a satisfação do contratante, melhora seu atendimento e cria um relacionamento mais transparente.
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Mantém seu negócio dentro da lei
O conteúdo varia de acordo com o seu serviço, mas o documento é obrigatório. A ordem de serviço é prevista no capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), de acordo com o Decreto 5452/43, Artigo 157, Inciso II.
A lei orienta que a empresa precisa “instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais”.
Ou seja, essa solução também orienta a relação entre a empresa e seus colaboradores, deixando explícito quais são as condições de trabalho e que todos estão cientes com relação a elas.
Como fazer uma ordem de serviço?
Não existe um modelo pronto do documento que funcionará para o seu negócio. Isso porque cada empresa exige uma ordem de serviço personalizada, conforme o que é oferecido. No entanto, é possível estabelecer algumas categorias em que as OS geralmente se encaixam.
Os modelos conhecidos de OS, incluem:
- Solicitação de Serviço – É elaborada no início de um projeto, para alinhamento e registro. Também é utilizada para atualização dos termos.
- Serviço Preventivo – Garante que não haja imprevistos com relação ao serviço no futuro.
- Manutenção – Essa é uma das OS mais comuns e regulamenta a conservação e a reparação de algo comprado pelo cliente.
Dá para elaborar, também, algumas orientações gerais para te ajudar com a criação da sua.
Veja o que não pode faltar:
- Número da ordem de serviço (para facilitar a organização das OS);
- Data de emissão da OS;
- Dados básicos do contratante (seja ele cliente ou membro da sua equipe);
- Dados da empresa ou da pessoa contratada (caso você seja autônomo);
- Descrição detalhada dos serviços oferecidos (ou realizados, no caso do colaborador);
- Informações sobre os recursos que serão utilizados nos serviços (ferramentas, softwares, máquinas, entre outros);
- Procedimentos recomendados e orientações para quem vai realizar o serviço;
- Medidas preventivas para a realização do serviço (consulte as normas de segurança do trabalho) e os riscos oferecidos;
- O preço definido e a forma de pagamento;
- As assinaturas de contratante e contratado com o cargo de cada um. No caso de OS de colaborador, é necessário constar a assinatura do técnico de segurança de trabalho.
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