Aprenda como otimizar o processo de recebimento de mercadorias

Aprenda como otimizar o processo de recebimento de mercadorias

Sabemos que existem diversas etapas fundamentais para o bom desenvolvimento de um negócio de sucesso. E, entre essas questões estruturantes, está o recebimento de mercadorias. Para isso, é preciso realizar um gerenciamento que abarque desde a seleção de fornecedores até a formação e desenvolvimento contínuo e otimizados dos processos.

Caso esse seja um ponto que vem apresentando problemas em seu empreendimento, levando-o a se deparar com relatórios repletos de divergências e desencontros relacionados a quantidade de itens especificados e fornecidos, está na hora de iniciar uma jornada que traga soluções para essas falhas. Afinal, a falta de um processo bem definido pode ocasionar a perda de produtos, recursos e causar prejuízos.

Então se quiser saber como resolver essa situação, está no lugar certo! Aqui, você vai aprender a otimizar o recebimento de mercadorias do seu estabelecimento, facilitando o controle interno. Acompanhe a leitura e anote nossas dicas!

Como deve ser o recebimento de mercadorias do meu estabelecimento?

Quem tem um comércio em varejo sabe o quanto é difícil manter um controle de gerenciamento efetivo em relação às mercadorias recebidas. Mas, de maneira geral, essa fase está ancorada em processos relativamente simples:

  1. O ponto inicial se dá com o estabelecimento do volume e quantidade de produtos que serão solicitados, conforme as indicações de rotatividade e demandas do próprio estoque;
  2. Após essa etapa, é necessário realizar, de forma detalhada e cautelosa, a cotação dos valores. Aqui, é preciso conseguir ponderar os melhores custos e a possibilidade de concretização do pedido de compra;
  3. Então, depois da efetivação, ocorre a recepção dos produtos adquiridos e é o momento em que os fornecedores precisam realizar a emissão da nota fiscal.

Muitos gestores e empreendedores cometem o erro de acreditar que essa é a finalização de uma etapa. E, na prática, acaba sendo um momento de vulnerabilidade, que pode acabar ocasionando em significativas fraudes e falhas, deixando o varejista no prejuízo ao não delimitar uma estratégia assertiva de controle eficiente.

Dados cadastrais inválidos, discrepância entre o valor negociado e aquele descrito em nota fiscal, alterações nas especificações de quantidade e ausência de aplicação de desconto previamente acertado com o fornecedor estão entre alguns dos principais problemas.

Todos esses pontos podem refletir a falta de maturidade de colaboradores e da gestão envolvida, ou até mesmo um conhecimento empobrecido com relação às normas e regras de todo esse processo.

E além das questões levantadas, existem outros aspectos inerentes aos problemas de recebimento que podem afetar negativamente nos resultados, como quebra de mercadoria no estoque, precificação incorreta, falta de reposição efetiva de controle de estoque e mais.

Diante disso, confira dicas capazes de aprimorar e otimizar o recebimento de mercadorias em qualquer modelo de varejo, em especial para empresas como supermercados e mercearias.

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8 dicas para receber mercadorias com eficiência

Em supermercados e demais negócios relacionados ao varejo, há algumas ações básicas que fazem toda a diferença no resultado das vendas. Veja nossas sugestões para melhorar o recebimento de mercadoria e nunca mais sair no prejuízo nesse processo tão importante:

1. Invista na capacitação dos funcionários

Essa é uma das principais premissas a serem elaboradas. Isso porque ao contar com uma equipe de colaboradores qualificada, seja qual for a função ou setor, você auxilia significativamente no aumento da produtividade dos processos. E com a etapa de recebimento não seria diferente.

Funcionários bem preparados possuem um olhar mais atento e ágil para a execução das atividades, diminuindo a ocorrência de erros em momentos de conferências de notas fiscais, pedidos, no estado da carga e até mesmo diante de possíveis fraudes. Por isso, invista nessa capacitação.

2. Faça um bom planejamento e agendamento de entrega

A realização bem estruturada de um planejamento é ponto crucial para o estabelecimento de procedimentos elaborados. Assim, cada fase do recebimento precisa ser previamente destrinchada e apresentada aos colaboradores, que podem entregar mais eficiência e objetividade a todo o percurso.

E, para além dessa coordenação, é preciso lembrar de realizar o agendamento da entrega de maneira alinhada à disponibilidade daqueles funcionários treinados e capacitados para conduzi-la. Essa é também uma ação que facilita a organização do armazenamento de estoque e o próprio cronograma de sua mão de obra.

3. Realize a integração dos departamentos

O sucesso da sua empresa pode e deve estar ancorado em uma dinâmica harmônica entre seus funcionários e os diferentes departamentos do negócio. Desse modo, a manutenção de um canal de contato entre os setores de compras, transporte e de vendas é fundamental para um alinhamento constante entre cada uma das etapas a serem desenvolvidas.

Assim, o recebimento de produtos acaba se tornando mais rápido e eficiente, resultando em gôndolas sempre preenchidas e abastecidas e levando a um maior nível de satisfação por parte de seus clientes.

4. Mantenha uma parceria com seus fornecedores

O mundo dos negócios é uma via de mão dupla. Portanto, é fundamental buscar a manutenção de uma política de comunicação, transparência e diálogo com os seus fornecedores — principalmente daqueles que costumam estar entre os pilares de suas operações.

Dessa forma, você vai se precavendo e atenuando a existência de possíveis problemas ou atrasos de entregas e pedidos.

5. Automatize a conferência do pedido de compra com a nota fiscal

É provável que o seu negócio já tenha passado por problemas com as mercadorias ao perceber que, ao serem entregues pelos fornecedores, não batiam com o pedido. Como consequência, você pode ter até mesmo perdido a oportunidade de concretizar suas vendas, saindo em um significativo prejuízo.

A conferência detalhada do controle de entradas é de suma importância para qualquer gestor ou empresário que esteja à frente da conferência, compreendendo todos os pontos e lacunas da nota fiscal.

Leia também: Por que o controle de entrada de notas é importante?

A boa notícia é que esse processo não precisa continuar ocorrendo de maneira manual e estando ainda mais suscetível às falhas humanas. Atualmente, existem softwares que podem realizar esse processo de forma automática, gerando alertas muito precisos para a equipe responsável e sinalizando para possíveis intercorrências.

6. Aprenda a fazer uma conferência quantitativa

Os grandes aliados de uma gestão eficaz: números. Além de serem os responsáveis pela produção de dados, são também de extrema importância para o processamento de informações, qualificando a tomada de decisões.

Então, não deixe de conferir as notas. Assim que ocorrer a chegada do recebimento, verifique o valor total na busca por inconformidades. E se quiser ir mais a fundo, você pode também comparar se os itens correspondem com o que foi solicitado.

7. Faça uma avaliação qualitativa da mercadoria

Com a análise quantitativa realizada, é hora de melhorar o seu recebimento por meio de uma análise qualitativa das mercadorias.

O procedimento é simples: escolha qualquer item de cada produto. Confira as especificações e veja se correspondem com as descrições fornecidas e se correspondem com o que foi solicitado pela empresa.

Alguns elementos para o momento dessa avaliação podem ser as medidas e tamanho dos itens, assim como as cores. É possível também escolher outras especificações tidas como obrigatórias, como o prazo de validade, acomodação da embalagem e qualquer violação.

Garantir uma gestão de qualidade é essencial para qualquer empresa que queira otimizar seu processo de recebimento de mercadoria. Assim, quando adotados esses processos de análises, o seu trabalho e o da equipe responsável pelo processo se tornará eficaz e confiável.

8. Incorpore soluções tecnológicas ao seu cotidiano

Todo comerciante precisa conseguir agregar soluções tecnológicas aos seus departamentos e setores. O acompanhamento das principais tendências e modernizações da área traz inúmeros benefícios ao empreendedor, funcionários e consumidores.

Isso porque as tarefas tidas como complexas e burocráticas passam a ser desenvolvidas de maneira eficiente e simplificada, com o uso de estratégias que se tornam indispensáveis ao dia a dia e condução do negócio.

Um exemplo disso são as soluções em software para informatização de centrais de compra. Na prática, são responsáveis por ações como:

  • Gerenciamento qualificado do fluxo de abastecimento de produtos;
  • Otimização da reposição de mercadorias;
  • Redução dos custos de manutenção de estoque.

Sistemas com essas características são imprescindíveis para empreendimentos que objetivam a condução de um gerenciamento interno eficaz e o alcance de um crescimento constante.

Na SG Sistemas, você encontra as melhores soluções para o seu negócio, a partir de softwares desenvolvidos para otimizar todo o sistema de seu comércio, seja supermercado, atacado ou varejo. Confira em nosso site e veja qual a melhor solução para você e para o seu negócio de sucesso!

E, claro, se você busca sempre melhorar, não deixe de conferir nosso post sobre microambiente e macroambiente e como eles afetam o seu negócio.

Acompanhe nosso blog para receber mais dicas relacionadas à gestão de supermercados. Até mais!

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    Roger Toshi

    Roger Toshi, apaixonado por tecnologia aplicada ao varejo, é formado em Direito pela Unicesumar, com MBA em Gestão de Pessoas e Liderança pela Fundação Getúlio Vargas (FGV). Desde 2017 atua como gerente Administrativo e de Marketing da SG Sistemas.

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