O fechamento de caixa faz parte da rotina financeira da maioria das empresas, sejam de pequeno, médio ou grande porte. É essencial para uma melhor gestão financeira e controle sobre entradas e saídas.
Preparamos este post com 5 passos simples e práticos para você implementar na sua empresa e garantir a saúde do negócio, evitando qualquer tipo de fraudes e prejuízos. Se deseja saber mais, continue a leitura!
1. Defina quem fará a tarefa
Para o melhor controle financeiro da sua empresa, defina uma pessoa responsável para fazer a abertura e o fechamento de caixa diariamente. Evitando possíveis erros e desalinhamentos de informações.
2. Estabeleça um processo
O processo realizado diariamente do fluxo de caixa facilita toda a gestão do seu negócio. Sendo possível identificar falhas e ainda analisar otimização das etapas. Esse controle pode ser manual utilizando uma planilha, ou pode ser automatizado, no mercado existem sistemas ERP integrados, como o SG Sistemas que facilita o controle financeiro, fechamento de caixa, além de agregar outras funcionalidades.
3. Registre todas as entradas e saídas
Lembre-se de marcar, todos os dias, o saldo disponível de entrada antes de começar o expediente! Seja o valor que já estava no caixa ou o que será acrescentado para possíveis trocos. Dessa forma, você consegue ter a média de gastos diários.
Estabeleça um calendário para o pagamento de despesas para saber quando elas devem ser quitadas para melhor gestão financeira do seu negócio.
4. Confira todos os valores
Antes de fechar o caixa, confira todos os valores de entrada e saída para saber se conferem. Algumas práticas que devem ser adotadas são:
- guardar todos os comprovantes de transações para conferência;
- realizar a conferência do caixa em todas as trocas de turnos para facilitar os cálculos finais;
- realizar o processo de conciliação. Somente após a conciliação é possível descartar os papéis de conferência.
Dessa forma, agiliza-se o processo de encontrar onde ocorreu a falha e saná-la. Entenda mais sobre métodos ágeis e saiba como podem otimizar todos os processos e impactar positivamente nos seus negócios.
5. Conclua o fechamento do caixa
Agora que você já tem todos os valores corretos, faça a subtração do total de entradas e saídas para chegar ao resultado atualizado. É importante que esteja certo para não haver nenhum erro entre as transações. Caso apareça alguma divergência, repita os passos anteriores.
O que é fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é um processo de conferência de entradas e saídas financeiras de um determinado período, geralmente diário. Mesmo que a sua empresa seja de pequeno porte, é recomendável realizar o fechamento de caixa diariamente para não deixar nenhuma informação importante passar.
Esse tipo de controle auxilia na gestão financeira, para analisar e prever lucros, gastos e investimentos. Para alcançar os melhores resultados, realize treinamentos constantes com seus operadores de caixas, visando melhorar o atendimento e utilizar o sistema para registrar as informações corretamente.
Qual é a importância do fechamento de caixa?
O fechamento de caixa é essencial para a saúde financeira do seu negócio. Independentemente do tamanho da sua empresa, esse procedimento faz parte da gestão financeira que pode saber quais os valores de entradas e saídas corretos, garantindo os próximos passos da empresa, como investimento em melhorias, abrir novas filiais e mais.
Além disso, o fechamento de caixa identifica possíveis erros e fraudes, assim sua equipe consegue resolver os problemas de forma efetiva e rápida. Entenda como uma boa gestão de pessoas pode melhorar seus resultados e incentivar seus funcionários.
Por que fechar o caixa diariamente?
A falta de controle de entradas e saídas gera prejuízos financeiros graves, com o descontrole é impossível saber se o valor total de saídas é maior que o de entradas, por exemplo. Além de evitar cobranças indevidas e equivocadas a seus clientes.
Ao fechar o caixa diariamente, os erros são resolvidos rapidamente. Imagine um cenário hipotético de fechar o caixa semanalmente. Quantos documentos precisariam ser analisados, como descobrir onde ocorreu a falha e quanto dinheiro teria sido perdido nesse período? Por isso, crie o hábito de fechar o caixa diariamente para evitar retrabalhos.
Em contrapartida, se seus funcionários, já treinados e preparados, estão garantindo boas rotinas financeiras, uma quebra de caixa é uma ótima opção para bonificá-los e motivá-los a melhorar cada dia mais.
Fechamento de caixa com a ajuda da tecnologia
Com a tecnologia é possível facilitar toda a gestão da sua empresa, inclusive do fluxo de caixa, como o SG ERP Linux ou SG ERP Windows, da SG Sistemas para pequenas e grandes empresas. Além de contar com o fluxo de caixa, possui diversas funcionalidades como:
- emitir documentos fiscais;
- vendas externas com facilidade;
- segurança nas transações em cartões de crédito e débito;
- libere o recurso de autoatendimento;
- emita relatórios personalizados das operações do seu negócio.
Agora que você sabe o que é fechamento de caixa e sua importância, continue navegando no nosso blog e leia também “nova lei trabalhista para supermercados: fique por dentro!” Até o próximo post!
