Com certeza você já ouviu falar em sangria de caixa, não é mesmo? Se trabalha ou já esteve envolvido com a rotina de lojas de departamentos, supermercados e outros modelos de negócio, com certeza já se deparou com essa questão.
Essa é uma ação realizada em diversos momentos da rotina, e visa a manutenção da segurança do próprio caixa, funcionários e empreendimento. E para que você possa compreender mais a fundo o impacto e importância dessa estratégia, preparamos um post completo com alguns conceitos básicos sobre a realização da sangria de caixa! Vamos lá?
Afinal, o que é sangria de caixa?
A sangria de caixa consiste em um “recolhimento” de um capital do caixa sem programação, visando suprir alguma demanda, como utilizar esse dinheiro para compras de mercadorias, auxiliando na gestão de compras.
Essa medida de retirada de dinheiro pode ser feita sempre que necessário, até mesmo como uma forma de tirar o excedente de capital da frente do caixa. Somado a isso, a medida pode ainda ser realizada como uma forma de segurança, uma vez que, muitas vezes, é executada para a contabilização de valores a serem comparados com os relatórios do operador em questão.
Como funciona a quebra de caixa?
Ao nos depararmos com uma incompatibilidade dos valores documentados no relatório e dados da sangria, estamos diante de uma quebra de caixa.
Se o montante encontrado for maior do que o que conta nas anotações, significa que esta é uma quebra positiva. Mas, caso seja menor, é um grave indício de que há algum tipo de irregularidade — podendo estar relacionada a fraudes, furtos ou troco equivocado.
Dessa forma, a sangria se torna também um importante processo na identificação de falhas ou furtos. Trazendo para o negócio e seus operadores de caixa muito mais segurança e tranquilidade, já que com menos dinheiro guardado no caixa, as chances de ocorrer algum furto ou erro na contagem das cédulas são reduzidas.
Entendeu o que é esse processo de sangria realizado no caixa de um estabelecimento? Agora, você pode continuar a leitura e conferir a importância de aplicá-la em sua empresa.
Por que é importante realizar esse processo?
A sangria de caixa é muito importante porque procura evitar o acúmulo de dinheiro nos caixas do negócio. Com o uso crescente de outras modalidades de pagamento, como cartão de débito e crédito, tem diminuído de forma significativa o excedente em dinheiro em espécie nos estabelecimentos.
Entretanto, ainda há alguns consumidores que optam por realizar o pagamento na modalidade mais tradicional.
Dessa forma, essa é uma preocupação importante para sua organização, afinal, a concentração desses valores em caixa pode deixá-lo mais vulnerável a possíveis situações, colocando em risco a segurança de funcionários, clientes e do próprio estabelecimento.
Além disso, conforme apontamos anteriormente, essa estratégia também pode ser aplicada para a realização da contabilização do fluxo de caixa, pois o valor recolhido pode ser comparado com os relatórios que os operadores de caixa precisarão apresentar.
Assim, em caso de divergências, ocorre uma ”quebra de caixa” que pode ser reconhecida com maior facilidade, ajudando a evitar perdas no seu supermercado.
A quebra positiva ocorre quando o valor recolhido excede o cálculo apresentado no sistema. Já a quebra negativa é sinalizada quando há menos dinheiro do que aquele contabilizado pelos cálculos. Portanto, é essencial que possa ser compreendido onde ou em qual etapa ocorreu este erro, para viabilizar correções ainda mais assertivas.
Aliás, entender se há ou não um déficit monetário é primordial para que futuras estratégias de prevenção sejam desenvolvidas.
Nas demais situações, a sangria de caixa é uma metodologia utilizada para suprir possíveis contratempos e demandas do negócio. Caso haja a demanda de compra de determinado produto ou pagamento a um fornecedor, é possível que muitos recorram a ela.
Portanto, como é possível perceber, essa é uma ação que já faz parte, em alguma medida, da rotina e condução de qualquer empreendimento.
Então, agora é a hora de aprender como fazer uma sangria de caixa corretamente e adotar essa medida empresa. Confira a seguir.
Como fazer a sangria de caixa?
Supermercados e restaurantes recebem um grande fluxo de dinheiro diariamente, o que leva ao acúmulo de expressivos valores em sua frente de caixa. Essa é uma ocorrência que fragiliza a segurança dos negócios, sendoa sangria de caixa uma medida extremamente necessária de cautela.
A principal caracterização desse procedimento é o fato de não contar com uma programação prévia. O que significa que pode ser executada sempre que houver necessidade. Dessa forma, passando a manter a proteção do dinheiro em localizações específicas, como caixa central ou tesouraria.
Desta maneira, para que os valores sejam transportados para um ambiente seguro, é preciso que sejam contabilizados diariamente, ao fim do expediente. Isso porque, se os dados não forem coletados corretamente, podem aparecer possíveis discrepâncias no momento de fechamento do caixa.
Assim, esse cálculo é realizado a partir da soma das entradas e subtração das despesas, inclusive dos ”alívios”. O montante é então depositado em um pacote de envelope inviolável e exclusivo da execução de sangria.
Embora não haja um momento exato para ocorrer, a medida preventiva pode ser tomada com maior assertividade ao ter um sistema de gestão integrada, em que podemos deixar todos os dados da sangria registrados, salvos e seguros, considerando que planilhas em papel físico são mais suscetíveis a perdas.
Para resumir em passos simples como a sangria deve ser feita, apresentaremos uma pequena lista que você pode seguir na hora de executar o processo. Veja a seguir:
1. Tenha um modelo de controle de caixa a ser seguido
Para deixar a sangria do caixa mais segura e organizada, é essencial ter um bom controle de todas as movimentações que acontecem. Isso pode ser realizado por um sistema, de qualquer maneira, o mais importante é ter esse fluxo do caixa muito bem organizado.
2. Registrar as entradas e saídas é fundamental
É muito importante deixar documentado todos os detalhes sobre as ações no caixa durante o dia, sempre registrando todas as entradas e saídas como: troco, despesas, vendas, entre outras. Sem essas informações, a sua sangria corre muitos riscos de dar errado por conta da falta de organização.
3. Confira os valores e realize a sangria
Sempre separe um tempo durante o dia de trabalho para analisar a quantia que está presente no caixa naquele determinado momento. Conferindo se existem valores altos, você pode então partir para a realização da sangria e retirar o dinheiro para armazená-lo em um local seguro.
Quando a sangria deve ser feita?
Já que não existe um momento programado para a realização da sangria de caixa, o gestor pode conferir sempre a quantidade de dinheiro existente no ponto de venda para saber quando há altos valores e, assim, retirar as quantias necessárias e prevenir transtornos como furtos.
Em dias de muita circulação, como promoções de supermercado, datas sazonais ou eventos, é interessante realizar várias vezes o processo. Afinal, nesses momentos as transações feitas em dinheiro são bem comuns e podem resultar no acúmulo de grandes valores nos caixas.
Então, uma dica geral de quando pode ser um bom momento para se utilizar a medida é que quando houver um alto valor no caixa, ela deve ser utilizada. Mas os gestores podem ficar livres para realizar a sangria sempre que acharem necessário.
Como tornar esse processo mais otimizado e seguro?
Como a realização da sangria é indispensável, se faz necessário que sejam estruturadas estratégias que levam a uma otimização, assertividade e rapidez em sua execução, com a menor porcentagem de possibilidade de falhas.
Para isso, a melhor solução é a automatização desse processo, uma vez que isso irá informatizar e computar todos os dados e informações referentes a essa ação. A utilização de um sistema integrado para supermercados, por exemplo, consegue fazer o gerenciamento com uma alta qualificação e precisão, facilitando a rotina das organizações e dos colaboradores.
Assim, invista em um sistema que oferte uma variedade de resultados e funções, incluindo a de retirada de caixa.
Nesses casos, os ERPs são soluções eficientes para você que está em busca de definir uma padronização e realizar uma sangria mais funcional, efetiva, prática e segura.
Conseguiu compreender o quanto a sangria de caixa é essencial e de que maneira pode ser aplicada? Com essas dicas e apontamentos, fica muito mais fácil aplicar esse processo em seu empreendimento — seja ele um supermercado ou algum outro tipo de negócio.
E se deseja acompanhar mais conteúdos que irão capacitar a sua gestão, como este, continue navegando em nosso blog. Veja, por exemplo, nosso post sobre as vantagens de um autoatendimento no supermercado. Agradecemos sua leitura e nos vemos em nosso próximo post!
Não deixe de conferir as soluções da SG Sistemas para o dia a dia do seu caixa.
Até mais!