A organização financeira é fundamental para que todas as operações de rotina funcionem em uma empresa. O responsável pela gestão do fechamento de caixa deve utilizar todas as ferramentas disponíveis para manter a ordem dentro do seu planejamento e controle financeiro, e o método mais básico para isso é o fluxo de caixa.
O objetivo principal dele é levantar e projetar o montante disponível para que o capital de giro mantenha-se sempre alinhado com as aplicações necessárias e eventuais despesas. É preciso elencar todos os recebimentos, tanto para vendas a vista ou a prazo, pagamentos e gastos futuros.
É possível realizar esse controle manualmente, mas ele pode ser bem mais ágil quando realizado de forma automatizada. As dificuldades podem atrapalhar no começo do processo, mas com o tempo, esse modelo se torna parte da cultura da empresa e seus benefícios na previsão de entradas e saídas de recursos fazem tudo vale a pena.
Os benefícios do fechamento de caixa
Utilizar o fluxo de caixa como ferramenta para o fechamento possibilita ao empresário uma visão completa do presente e do futuro do seu estabelecimento, controlando assim a disponibilidade de orçamento e a liquidez total. A tranquilidade disponibilizada por essa organização prévia colabora também para o crescimento do negócio.
Com o fechamento de caixa positivo dá para pensar em um modelo de redução de despesas que não comprometa o lucro ou planejar investimentos para o crescimento e até mesmo organizar promoções, que podem ser um risco se tratando de um restaurante, mas também uma vantagem quando se tem essa opção.
Checklist para um fechamento de caixa eficiente
O fluxo de caixa é capaz de salvar seu estabelecimento de um fechamento negativo e desastroso, por isso separamos um checklist básico para ser implementado. Comece agora mesmo a conhecer sua capacidade e evite desperdícios no futuro.
Registre as operações de caixa: estabeleça um momento diário para registrar em seu software todas as operações realizadas no caixa. É de extrema importância que seus funcionários também se alinhem ao novo propósito. Tudo deve ser registrado!
1. Abra o caixa da forma correta: um bom controle de fechamento de caixa começa em sua abertura. Oriente o responsável para que ele lance todos os valores de forma correta, essa prática evitar falhas na comunicação do sistema.
2. Delegue para um funcionário de confiança: coordenar o fechamento de caixa exige muita atenção, responsabilidade e profissionalismo, afinal, essa única pessoa manipula todos os recursos da empresa. Delegue a função para alguém de confiança, ele será seu braço direito na operação do seu negócio.
3. Levante as entradas de caixa: no final do período de vendas, é necessário realizar o levantamento de entradas com valores recebidos. Para uma organização mais eficiente, separe por modelos de pagamento, como cartão de crédito, débito, dinheiro, ticket, etc.
4. Levante as saídas de caixa: assim como registrar as entradas é necessário, as saídas também não podem ficar de fora. Elas devem ser identificadas e registradas por completo, independentemente de sua origem.
5. Some as entradas e subtraia as saídas: averiguar o saldo financeiro no final do período é muito importante, mas não precisa sentir medo. O processo é muito simples. Utilize as operações básicas de adição e subtração para um relatório completo das movimentações daquele período.
6. Cruze os resultados do fechamento com outros relatórios: Com o relatório de fechamento de caixa em mãos, você pode optar por complementá-lo com uma análise mais profunda. Cruzar relatórios de estoque com os do caixa pode te ajudar a entender as demandas mais recorrentes da cozinha, por exemplo.
Os problemas mais comuns desse período
Um processo simples também pode sofrer com problemas, e o fechamento de caixa não foge dessa realidade. Uma das principais adversidades, para quem escolhe o modelo manual para realizar essa operação, é a troca de informações durante o registro de entradas e saídas do caixa.
O treinamento inadequado é capaz de causar problemas nessa etapa, principalmente quando o funcionário desconhece a origem de cada valor. Esse erro pode comprometer toda a execução. O método mais eficaz para solucionar essa questão, é investir em softwares automatizados.
Outro problema recorrente é a falta de documentação quando ocorre retiradas de recursos. Seu sócio, ou funcionário, pode retirar valores para cobrir despesas cotidianas, como café ou canetas para o escritório, mas esse tipo de retirada deve ser prevista com um orçamento extra. Evitar gastos espontâneos também melhora o fechamento de caixa.
Infelizmente, a principal ameaça quando pensamos em fraudes empresariais vem sempre de dentro. Pesquisas comprovam que esse tipo de esquema parte sempre de funcionários, ou sócios mal intencionados. Se o fechamento de caixa não bate, vale a pena investigar possíveis ações indevidas dentro da empresa.
Um fluxo de caixa bem planejado pode levar sua empresa a patamares inimagináveis. Esse tipo de operação não possibilita apenas um fechamento de caixa positivo, ele viabiliza uma entrega maior dos funcionários e, por consequência, um crescimento maior da cultura empresarial.
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