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abr
2020
Checklists: fechamento de caixa eficiente para restaurante

A organização financeira é fundamental para que todas as operações de rotina funcionem em uma empresa. O responsável pela gestão do fechamento de caixa deve utilizar todas as ferramentas disponíveis para manter a ordem dentro do seu planejamento e controle financeiro, e o método mais básico para isso é o fluxo de caixa.

O objetivo principal dele é levantar e projetar o montante disponível para que o capital de giro mantenha-se sempre alinhado com as aplicações necessárias e eventuais despesas. É preciso elencar todos os recebimentos, tanto para vendas a vista ou a prazo, pagamentos e gastos futuros.

É possível realizar esse controle manualmente, mas ele pode ser bem mais ágil quando realizado de forma automatizada. As dificuldades podem atrapalhar no começo do processo, mas com o tempo, esse modelo se torna parte da cultura da empresa e seus benefícios na previsão de entradas e saídas de recursos fazem tudo vale a pena.

Os benefícios do fechamento de caixa

Utilizar o fluxo de caixa como ferramenta para o fechamento possibilita ao empresário uma visão completa do presente e do futuro do seu estabelecimento, controlando assim a disponibilidade de orçamento e a liquidez total. A tranquilidade disponibilizada por essa organização prévia colabora também para o crescimento do negócio.

Com o fechamento de caixa positivo dá para pensar em um modelo de redução de despesas que não comprometa o lucro ou planejar investimentos para o crescimento e até mesmo organizar promoções, que podem ser um risco se tratando de um restaurante, mas também uma vantagem quando se tem essa opção.

Checklist para um fechamento de caixa eficiente

O fluxo de caixa é capaz de salvar seu estabelecimento de um fechamento negativo e desastroso, por isso separamos um checklist básico para ser implementado. Comece agora mesmo a conhecer sua capacidade e evite desperdícios no futuro.

Registre as operações de caixa: estabeleça um momento diário para registrar em seu software todas as operações realizadas no caixa. É de extrema importância que seus funcionários também se alinhem ao novo propósito. Tudo deve ser registrado!

1. Abra o caixa da forma correta: um bom controle de fechamento de caixa começa em sua abertura. Oriente o responsável para que ele lance todos os valores de forma correta, essa prática evitar falhas na comunicação do sistema.

2. Delegue para um funcionário de confiança: coordenar o fechamento de caixa exige muita atenção, responsabilidade e profissionalismo, afinal, essa única pessoa manipula todos os recursos da empresa. Delegue a função para alguém de confiança, ele será seu braço direito na operação do seu negócio.

3. Levante as entradas de caixa: no final do período de vendas, é necessário realizar o levantamento de entradas com valores recebidos. Para uma organização mais eficiente, separe por modelos de pagamento, como cartão de crédito, débito, dinheiro, ticket, etc.

4. Levante as saídas de caixa: assim como registrar as entradas é necessário, as saídas também não podem ficar de fora. Elas devem ser identificadas e registradas por completo, independentemente de sua origem.

5. Some as entradas e subtraia as saídas: averiguar o saldo financeiro no final do período é muito importante, mas não precisa sentir medo. O processo é muito simples. Utilize as operações básicas de adição e subtração para um relatório completo das movimentações daquele período.

6. Cruze os resultados do fechamento com outros relatórios: Com o relatório de fechamento de caixa em mãos, você pode optar por complementá-lo com uma análise mais profunda. Cruzar relatórios de estoque com os do caixa pode te ajudar a entender as demandas mais recorrentes da cozinha, por exemplo.

Os problemas mais comuns desse período

Um processo simples também pode sofrer com problemas, e o fechamento de caixa não foge dessa realidade. Uma das principais adversidades, para quem escolhe o modelo manual para realizar essa operação, é a troca de informações durante o registro de entradas e saídas do caixa.

O treinamento inadequado é capaz de causar problemas nessa etapa, principalmente quando o funcionário desconhece a origem de cada valor. Esse erro pode comprometer toda a execução. O método mais eficaz para solucionar essa questão, é investir em softwares automatizados.

Outro problema recorrente é a falta de documentação quando ocorre retiradas de recursos. Seu sócio, ou funcionário, pode retirar valores para cobrir despesas cotidianas, como café ou canetas para o escritório, mas esse tipo de retirada deve ser prevista com um orçamento extra. Evitar gastos espontâneos também melhora o fechamento de caixa.

Infelizmente, a principal ameaça quando pensamos em fraudes empresariais vem sempre de dentro. Pesquisas comprovam que esse tipo de esquema parte sempre de funcionários, ou sócios mal intencionados. Se o fechamento de caixa não bate, vale a pena investigar possíveis ações indevidas dentro da empresa.

Um fluxo de caixa bem planejado pode levar sua empresa a patamares inimagináveis. Esse tipo de operação não possibilita apenas um fechamento de caixa positivo, ele viabiliza uma entrega maior dos funcionários e, por consequência, um crescimento maior da cultura empresarial.

Melhore a relevância do seu negócio trazendo a otimização e a tecnologia da SG Sistemas para suas práticas diárias. Um planejamento ágil e prático possibilita tempo e capital para pensar em futuros investimentos e melhorias contínuas de gestão.

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