Entender o que é um fluxo de trabalho e implementá-lo no dia a dia do seu negócio é um passo importante para qualquer gestor. Isso porque, no cargo de liderança, o maior desafio é garantir que todas as pessoas estejam trabalhando de forma orquestrada para alcançar os mesmos objetivos.
O fluxo de trabalho vem justamente para trabalhar essa questão, tornando as tarefas e os processos mais visuais e garantindo que toda a equipe trabalhe de maneira mais coesa, reduzindo os erros e atrasos.
Essa ferramenta de gestão pode ser implementada em qualquer negócio, com equipes de diferentes tamanhos – inclusive no varejo e em supermercados! Para tanto, é sempre necessário algumas adaptações para atender a realidade do negócio.
É para te ajudar com isso que o blog da SG Sistemas criou esse conteúdo. Continue a leitura, e descubra o que é um fluxo de trabalho, quais são seus benefícios, como ele pode funcionar em um supermercado e o que é preciso fazer para montar o seu do zero.
O que é um fluxo de trabalho
O fluxo de trabalho é um espécie de mapa que reúne todas as tarefas que devem ser realizadas pela equipe sequencialmente, mostrando quais dependem de outras para serem realizadas e em que momento do trabalho elas devem ser executadas. Basicamente, um desenho que mostra como o trabalho deveria ser feito.
Normalmente, ele é construído com base em processos repetitivos, que ocorrem frequentemente no negócio de forma padronizada. Entretanto, também é possível definir ele para projetos específicos, com um fluxo de trabalho totalmente novo e fora da rotina da equipe.
O maior papel cumprido pelo fluxo de trabalho é a diminuição da ambiguidade, pois ele deixa explícito quem é o responsável pelo quê e quando cada tarefa deve ser cumprida para não travar os processos de trabalho.
Como funciona na rotina de trabalho de um supermercado
Um supermercado naturalmente é formado por diferentes departamentos, e o trabalho deles sempre se relaciona. Por exemplo, não é possível fazer a reposição de prateleiras se o processo de compra e recebimento de mercadorias não tiver sido feito anteriormente, certo?
Com essa relação interdepartamental, o fluxo de trabalho bem definido ajudará todos os integrantes da equipe – do administrativo ao operacional – a entenderem suas contribuições no grande objetivo da empresa. Também, ajuda na hora de cobrança de resultados, pois se um processo estiver atrasado, é possível observar quem está devendo a conclusão de uma tarefa para manter o fluxo andando.
Isso vai desde os processos mais complexos, que envolvem muitas pessoas e tarefas, até os mais simples e rotineiros.
Um bom exemplo é o processo em que o cliente solicita que o supermercado faça a entrega de suas compras no seu endereço. Nesse caso, o operador de caixa terá que realizar alguns procedimentos, antes de passar o pedido à equipe de entrega. Para tanto, todos precisam estar cientes de seus papéis e cumpri-los devidamente.
Se interessar, você pode ler o nosso post sobre como formar um time eficiente de operadores de caixa e melhorar o trabalho dessa equipe em específico.
Os benefícios trazidos por um fluxo de trabalho bem estruturado
No primeiro momento, o fluxo de trabalho pode parecer um grande esforço – e ele realmente é, afinal, levantar todas as tarefas e processos realizados por uma equipe interdepartamental é bastante trabalhoso. No entanto, esse esforço se paga com os benefícios e resultados trazidos pelo fluxo de trabalho bem estruturado, que, para citar alguns, são:
- Redução de erros: qualquer processo com interferência humana está sujeito a falhas e erros que impactam diretamente nos resultados do negócio. Com um bom fluxo estruturado, a maioria dos erros são mitigados ou deixam de acontecer.
- Redução de atrasos e desperdícios: falhas bastante significativas nos processos de trabalho são as de não cumprimento de prazos ou a de consumo exagerado de recursos. Com o fluxo de trabalho, esses dois fatores são diminuídos, pois a equipe tem clareza do que fazer, como fazer e quando fazer.
- Divisão justa de trabalho: o trabalho em equipe deve ser dividido de forma justa, para não sobrecarregar alguns funcionários enquanto outros ficam ociosos. Para tanto, o fluxo de trabalho ajuda a analisar esses episódios e eliminá-los.
- Aumento da satisfação de clientes: com um ambiente de trabalho perfeitamente orquestrado, o serviço final prestado ao cliente será de grande qualidade. Mesmo que os clientes não tenham clareza de que isso é conseguido por meio do fluxo de trabalho, o que pode ser enxergado é a excelência no atendimento, o que aumenta a satisfação e a fidelização de clientes em sua loja.
Além desses pontos, outros fatores são otimizados com o fluxo de trabalho bem aplicado, como o aumento de rentabilidade do negócio, de agilidade nos processos, do engajamento da equipe e a melhoria constante nos processos.
E como montar um fluxo de trabalho que funcione em minha loja?
Agora que já entendemos o que é o fluxo de trabalho, como ele funciona e os benefícios trazidos por ele, está na hora de aprender como colocá-lo em prática. Como já adiantamos, o processo de criar o fluxo do zero pode ser um pouco trabalhoso, mas com os benefícios trazidos após a sua implementação, todo o esforço vale a pena.
Para fazê-lo da melhor forma, o recomendável é envolver as pessoas com cargos gerenciais e até mesmo alguns colaboradores que realizam essas atividades no dia a dia e, assim, garantir a construção de algo que faça sentido com a empresa.
Seguindo os passos abaixo, será possível fazer o seu fluxo de trabalho sem grandes obstáculos:
Passo 1: Mapeie os recursos disponíveis
Antes de efetivamente definir os fluxos de trabalho, você precisará ter clareza de todos os recursos que estão a sua disposição para cumprir o trabalho. Estamos falando tanto de recursos materiais, como equipamentos, dispositivos e automóveis, quanto de recursos humanos, como a quantidade de funcionários em cada função.
Portanto, o primeiro passo da sua estruturação do fluxo de trabalho é levantar todos esses dados, pois eles serão primordiais para a construção de um processo que faça sentido com a realidade da sua empresa.
Passo 2: Documente as atividades de cada processo
Essa é a parte trabalhosa. Nesse passo, você deverá destrinchar cada processo realizado por sua equipe, levantando o passo a passo para a sua conclusão. Uma boa forma de fazê-lo é definindo o início e o fim de cada um. Com isso feito, você pode elencar com mais clareza quais são as atividades chave que levam de um evento ao outro.
Por exemplo, o recebimento de mercadorias. Este processo será iniciado quando um novo caminhão de fornecedores chegar com cargas de mercadorias, e será finalizado quando todas elas estiverem devidamente registradas e organizadas no espaço devido.
Com isso em mente, você poderá preencher o caminho que leva de uma coisa para a outra, adicionando tarefas no seu mapeamento de processo como a conferência da nota fiscal, a contagem de mercadorias, o transporte do caminhão até o local de armazenagem e o registro dessas entradas no sistema de gestão integrado da sua loja.
Quer entender mais sobre esse assunto? Faça a leitura de nosso post que mostra como otimizar o processo de recebimento de mercadorias.
Passo 3: Crie um mapa visual com o fluxo de trabalho
Agora que todos os processos já estão levantados, você deverá torná-los visuais. Assim, você garante uma fácil interpretação pelos funcionários de diferentes níveis apenas com uma rápida olhada no fluxo.
Para isso, você deverá criar uma espécie de mapa, com elementos gráficos simples que mostram cada atividade de maneira fluida. Elementos como caixas de texto, flechas, frases explicativas curtas e identificação de funcionários são muito bem vindos para garantir o sucesso desse passo.
Passo 4: Comunique e treine a equipe para seguir seu fluxo
De nada adianta ter todo o trabalho de definição dos fluxos de trabalho se a sua equipe não saber interpretá-lo ou não entender a sua importância. Para evitar que isso aconteça, é primordial que toda a equipe seja educada sobre o fluxo e entenda a necessidade de segui-lo para o sucesso do negócio.
Você pode fazer a comunicação por meio de treinamentos e reuniões. No início da implementação do fluxo, é natural que existam dificuldades de adaptação. Nesse caso, é importante também ter uma equipe à disposição para tirar dúvidas ou fazer os ajustes necessários na rotina para garantir que o fluxo vire um hábito entre as equipes.
Também é importante continuar com essa educação de funcionários sobre o fluxo de trabalho após novas contratações. No momento do treinamento de novos funcionários, não se esqueça de apresentá-los ao fluxo, ensiná-los a interpretá-lo e a segui-lo na hora de executar suas tarefas. Essa é uma ferramenta que facilita o trabalho, então use-a em seu favor!
Passo 5: Acompanhe o desempenho e adapte se necessário
Tenha em mente que nada que foi construído do fluxo de trabalho foi escrito em pedra! Essas orientações podem – e devem! – ser alteradas ao longo do tempo para se adaptar à realidade do negócio ou para otimizar processos que podem ser melhorados.
Portanto, após a implementação da ferramenta na rotina de sua equipe, lembre-se de frequentemente acompanhar o seu desempenho e conversar com pessoas diferentes para entender se, em sua visão, o que estão fazendo está acontecendo da melhor forma. É importante dar ouvidos para quem realiza os trabalhos, pois são essas pessoas que conhecem a fundo cada uma dessas tarefas.
Quando identificar pontos de melhoria, não hesite em fazer mudanças no fluxo de trabalho, colocá-las em prática e medir os resultados gerados a partir delas.
Dica final: treine e engaje sua equipe
Reforçamos um ponto que já dissemos anteriormente no texto, mas que é de grande importância: engajar toda a equipe é um fator decisivo para o sucesso do seu fluxo de trabalho implementado em um supermercado.
Por esse motivo, é essencial demonstrar aos colaboradores que sua empresa precisa de melhorias constantes, começando por cada um. Uma forma de fazer isso é oferecendo capacitações frequentes, que ajudem a melhorar o trabalho e a satisfação de sua equipe com a empresa.
Leia nosso post sobre a importância dos treinamentos constantes para os colaboradores do Ramo Supermercadista e entenda mais sobre essa questão!
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