As ferramentas de gestão servem para facilitar a vida dos empreendedores ao otimizar as atividades e processos de um negócio. Precisamos concordar que administrar uma empresa não é uma coisa simples. Dessa forma, é interessante estar atento e aproveitar toda e qualquer ferramenta capaz de ajudar nesses momentos.
Há várias e incontáveis ferramentas de gestão atualmente, o que é uma coisa boa, definitivamente. Por outro lado, torna-se ainda mais complicado estar preparamos uma lista com as 13 principais ferramentas de gestão – com características e exemplos de uso. Começando com uma breve discussão sobre o que são, para que servem e como elas podem te ajudar. Vamos lá!
O que são ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão nada mais são do que ferramentas administrativas que simplificam e melhoram os processos de gerenciamento de um empreendimento que, por sua vez, tem como consequência, um crescimento exponencial a longo prazo. Utilizar essas ferramentas no cotidiano de uma empresa é, sem dúvidas, uma etapa para ter sucesso no seu negócio. Veja nossa publicação com as etapas para ser um empreendedor com êxito e entenda porque!
Na prática, as ferramentas de gestão são importantes para guiar o profissional a tomar medidas assertivas para sua empresa, com base em dados reais e no funcionamento diário do empreendimento. Além disso, as ferramentas administrativas são essenciais para que o empreendedor saiba em quais setores e processos incluir mais budget.
Vantagens das ferramentas administrativas
Sobre os benefícios de utilizar as ferramentas de gestão, podemos destacar:
- Redução de gastos desnecessários;
- Aumento dos lucros totais – a longo prazo;
- Otimização nos processos empresariais;
- Ajuda nas tomadas de decisões por parte dos gerentes.
Agora que você sabe o que são, para que servem e as vantagens das ferramentas de gestão, confira a seguir as 10 principais.
13 melhores ferramentas de gestão para se ter em mente
Selecionamos as principais e melhores ferramentas de gestão, cada uma com suas características e particularidades, confira!
1. Plano de negócios
Um plano de negócios tem como finalidade organizar e estruturar as etapas de um projeto, assim como reduzir ameaças financeiras a respeito do plano de ação desejado. Sua indicação de uso é para quem deseja arquitetar um projeto com etapas e passo a passo do que deve ser feito.
De forma resumida, o plano de negócios é uma ferramenta de gestão que mostra os objetivos a serem seguidos, assim como diminuir os perigos que podem surgir no caminho. É especialmente indicado para quem deseja adquirir mais investidores.
Quer saber mais sobre redução de danos e previsão de demanda? Veja nossa publicação sobre preparação de negócios.
2. Matriz SWOT
A matriz SWOT, por sua vez, funciona como autoconhecimento empresarial – avaliação da empresa no mercado de trabalho, organização e estratégias – e identificador de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
A situação de uso dessa ferramenta é para os empreendedores que querem conhecer os concorrentes e saber onde seu empresa se localiza em relação a eles. Podemos concluir, ainda, que a matriz SWOT funciona como otimização de gestão para análises de planejamento estratégicos.
3. Sistema de gestão integrada – ERP
O sistema ERP funciona como software para integração das diferentes etapas de uma empresa. A recomendação de uso é para quem quer uma nova maneira de visualizar os processos da sua empresa, especialmente para finalidades de organização setorial, redução de gastos e automatização.
Para quem lida com grandes estoques e equipe numerosa, o uso do sistema de gestão integrada ERP é ainda mais importante.
4. Six Sigma
Six Sigma é outra importante ferramenta de gestão e tem como objetivo observar a produtividade e performance dos colaboradores. Com ela, é possível aprimorar as atividades e estruturar novos processos. Na prática, a ferramenta tem duas diferentes vertentes: DMAIC e DMADV.
DMAIC é a sigla para as seguintes etapas: definir, mensurar, analisar, incrementar e controlar. Este é uma ferramenta para aperfeiçoar as etapas já presentes em uma empresa. Já o DMADV — definir, mensurar, analisar, detalhar e verificar — opera em função de novos processos.
5. 5W2H
Nossa quinta ferramenta de gestão é a 5W2H, a melhor metodologia para desenvolver planos de ação, com checklist de tarefas a serem cumpridas. Dessa forma, ela funciona para dar mais praticidade ao empreendedor e colocar em prática as tarefas de um projeto. Essa ferramenta administrativa busca estruturar um plano de ação com base na resposta das seguintes questões:
- Quais os objetivos e intenções do projeto?
- Quais os argumentos para realização das atividades?
- Qual a região de aplicação da ação?
- Qual o tempo estipulado para a finalização do projeto?
- Quais os colaboradores envolvidos nas atividades?
- Como serão executadas as tarefas?
- Qual orçamento necessário?
6. Espinha de Peixe
A espinha de peixe, ou Diagrama de Ishikawa, é a ferramenta de gestão utilizada para diagnosticar e resolver problemas. Trata-se de gráficos com as principais adversidades e os problemas decorrentes de outros problemas. Além disso, são apresentadas causas detalhadas para que a resolução do problema seja assertivo.
7. Business Model Canvas
O quadro de modelo de negócios é um instrumento de planejamento estratégico muito intuitivo. Com o Bussiness Model Canvas, é possível ter uma visão geral do empreendimento em nove segmentos: parceiros chave, atividade chave, recurso chave, propostas de valor, relacionamento com os clientes, canais, segmentos de clientes, estrutura de cursos e fluxo de caixas.
8. CRM
O CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta essencial para a gestão focada no cliente. Ele vai muito além de apenas armazenar dados, pois permite que você crie um relacionamento duradouro com seus consumidores, entenda suas preferências e personalize a comunicação e as ofertas.
O principal benefício é a fidelização de clientes e aumento do ticket médio. Com um CRM, você consegue segmentar seu público para promoções exclusivas, como um desconto especial no aniversário do cliente ou uma oferta de um produto que ele costuma comprar.
Um bom sistema de gestão, como o SG Cloud, integra as informações de vendas do seu PDV com o CRM. Isso significa que cada compra registrada já atualiza o perfil do cliente, dando a você uma visão completa do histórico de consumo e permitindo estratégias de marketing muito mais assertivas.
9. Ciclo PDCA
Plan, do, check e action — planejar, fazer, checar e agir — o Ciclo PDCA funciona com base nessas quatro ações como ferramenta estratégica para diminuição custos e instruir funcionários. Além disso, o clico PDCA trabalha como correção de problemas e erros dentro da empresa.
10. 4Ps da Inovação
Os 4Ps da Inovação são: propósito, processos, pessoas e políticas, e compõem o fim da nossa lista com as principais ferramentas de gestão. Trata-se, também, como uma ferramenta de inovação capaz de oferecer uma boa posição da sua empresa dentro do mercado de trabalho. Se você tem planos de criar soluções nova em sua gestão, vale a pena estudar este método!
11. Plataformas de e-commerce e delivery
No mercado atual, ter uma presença online não é mais um diferencial, mas uma necessidade. As plataformas de e-commerce e delivery permitem que seu negócio continue vendendo mesmo fora do horário de funcionamento ou para clientes que preferem a comodidade de comprar de casa.
Investir em um bom sistema de delivery permite ao seu negócio expansão do alcance e conveniência para o cliente. Ter uma loja virtual ou um sistema de delivery integrado aumenta suas vendas, atrai novos públicos e mantém seu negócio competitivo no ambiente digital.
A integração é fundamental para que você não tenha retrabalho. Por isso, sistemas de gestão de delivery permitem que seu software de gestão (ERP) converse diretamente com sua plataforma de e-commerce ou delivery. Assim, cada venda online ou pedido de delivery já atualiza o estoque e o financeiro de forma automática, garantindo um controle total e sem falhas.
12. Business Intelligence (BI)
Business Intelligence (BI) é a ferramenta que transforma uma enorme quantidade de dados em insights valiosos para a sua tomada de decisão. Indo além dos relatórios básicos, o BI oferece uma análise visual e aprofundada da performance do seu negócio.
O principal benefício é a tomada de decisão estratégica e ágil. Com ele, você pode descobrir quais produtos têm a maior margem de lucro, quais são os melhores horários de venda, o impacto real de uma promoção ou qual categoria de produto precisa de mais atenção, tudo em um painel simples e intuitivo.
Com isso, módulos de BI que coletam dados de todos os setores — PDV, estoque e financeiro —, transformando-os em painéis de controle e gráficos de fácil entendimento. Isso permite que você tenha uma visão estratégica completa do seu negócio, sem a necessidade de um analista de dados.
13. Ferramentas de gestão para otimizar seu negócio
A otimização do tempo é crucial para a satisfação do cliente, especialmente em negócios com alta demanda, como food services e padarias. Um sistema de gestão de filas e agendamento permite que os clientes façam pedidos e paguem online antecipadamente, ou agendem a retirada para um horário específico, eliminando o tempo de espera.
Com isso, ao organizar o fluxo de clientes e otimizar a produção, sua equipe ganha mais agilidade, aumenta a capacidade de atendimento e, consequentemente, as vendas.
Para manter a comunicação com os clientes ativa e personalizada, as ferramentas de automação de marketing são ideais. Elas permitem que você envie mensagens automáticas, como lembretes de ofertas, promoções de aniversário ou comunicados sobre novos produtos, tudo com base no histórico de compras do cliente.
Inclusive, com um bom sistema de gestão, como o da SG Sistemas, é possível centralizar os dados dos clientes e integrá-los a essas plataformas de automação de marketing. Isso garante que a mensagem certa chegue à pessoa certa, no momento certo.
Estas são as principais ferramentas de gestão que todo empreendedor deveria conhecer. Para que eles funcionem de forma eficaz na prática, é necessário que aplicá-las no cotidiano e somá-las a outras atividades comuns da empresa!
Confira mais publicações no nosso blog e fique por dentro das principais dicas e informações acerca do mundo da gestão empresarial. Confira nosso próximo post sobre supermercado automatizado com automações de processos!
Perguntas frequentes
1. Qual o custo para implementar ferramentas de gestão em um pequeno negócio?
O custo varia bastante, mas é mais acessível do que se imagina. É importante pensar no retorno sobre o investimento (ROI). As ferramentas de gestão, como um bom sistema ERP, ajudam a economizar com a redução de perdas e otimização de tempo, compensando o investimento inicial a médio e longo prazo. Muitas soluções, como as da SG Sistemas, oferecem planos adaptáveis para pequenos e médios negócios.
2. Meu negócio é muito pequeno, preciso mesmo de tantas ferramentas?
Não, você não precisa de todas as ferramentas de uma vez. O segredo é começar com o que é mais vital para o seu negócio e, aos poucos, ir integrando novas soluções. O mais importante é ter um sistema de gestão centralizado, como o SG Cloud, que já oferece funcionalidades essenciais e permite a integração com outras ferramentas à medida que seu negócio cresce.
3. Como escolher a ferramenta certa para o meu negócio?
O primeiro passo é fazer um diagnóstico do seu negócio. Quais são os seus maiores problemas? É o controle de estoque? A gestão de caixa? O atendimento ao cliente? Depois de identificar a sua maior “dor”, pesquise por ferramentas que resolvam esse problema e que, de preferência, se integrem com o seu sistema de gestão. A melhor ferramenta é aquela que se adapta à sua necessidade, e não o contrário.
4. É possível usar essas ferramentas sem ter um sistema de gestão integrado?
É possível, mas não é o ideal. Usar ferramentas separadas pode criar retrabalho e inconsistência nos dados, já que as informações não se comunicam entre si. A maior vantagem de um sistema de gestão integrado (ERP) é que ele atua como a base central do seu negócio, unificando todos os dados e otimizando o uso das outras ferramentas.
5. Quanto tempo leva para ver resultados com o uso de ferramentas de gestão?
Os resultados podem ser percebidos rapidamente, especialmente em áreas como o controle de estoque e a gestão financeira. A otimização de processos e a redução de erros manuais são imediatas. No entanto, o retorno total sobre o investimento e a maximização dos lucros são resultados de médio e longo prazo, à medida que a cultura de gestão por dados se consolida no seu negócio.
6. Quais são os 3 pilares da gestão?
Os 3 pilares da gestão são Estratégia, Processos e Pessoas. A Estratégia é a bússola que define o caminho; os Processos são o motor que executa as tarefas de forma eficiente; e as Pessoas são o coração que impulsiona o negócio. A harmonia entre eles é a chave para o sucesso.
7. Por que a tecnologia é essencial para a gestão?
A tecnologia, através de sistemas como os da SG Sistemas, conecta os três pilares. Ela ajuda a definir a Estratégia com dados (BI), automatiza e otimiza os Processos (ERP) e gerencia o pilar de Pessoas (RH) com ferramentas eficientes, garantindo que o negócio opere de forma integrada e inteligente.
8. Qual o pilar mais importante para o sucesso da empresa?
Nenhum pilar é mais importante que o outro, pois eles funcionam em total sintonia. Uma estratégia brilhante não prospera sem processos eficientes e uma equipe motivada. Da mesma forma, uma equipe capacitada não alcança resultados sem um bom planejamento e processos claros. A força do seu negócio está no alinhamento dos três.
9. Como um negócio pequeno pode aplicar os 3 pilares da gestão?
Mesmo em um negócio pequeno, os pilares são essenciais. Defina uma Estratégia com metas claras, organize seus Processos para evitar desperdícios e invista nas Pessoas, treinando sua equipe. Um sistema de gestão integrado, como o da SG Sistemas, é a ferramenta que simplifica e automatiza a aplicação desses pilares no dia a dia.
