As ferramentas de gestão servem para facilitar a vida dos empreendedores ao otimizar as atividades e processos de um negócio. Precisamos concordar que administrar uma empresa não é uma coisa simples, então, dessa forma, é interessante estar atento e aproveitar toda e qualquer ferramenta capaz de ajudar nesses momentos.
Há várias e incontáveis ferramentas de gestão atualmente, o que é uma coisa boa, definitivamente. Por outro lado, torna-se ainda mais complicado estar por dentro das funcionalidades de todos esses instrumentos. Para te ajudar, selecionamos as 10 principais ferramentas de gestão – com características e exemplos de uso.
Começando com uma breve discussão sobre o que são, para que servem e como elas podem te ajudar. Vamos lá!
O que são ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão nada mais são do que ferramentas administrativas que simplificam e melhoram os processos de gerenciamento de um empreendimento que, por sua vez, tem como consequência, um crescimento exponencial a longo prazo. Utilizar essas ferramentas no cotidiano de uma empresa é, sem dúvidas, uma etapa para ter sucesso no seu negócio. Veja nossa publicação com as etapas para ser um empreendedor com êxito e entenda porque!
Na prática, as ferramentas de gestão são importantes para guiar o profissional a tomar medidas assertivas para sua empresa, com base em dados reais e no funcionamento diário do empreendimento. Além disso, as ferramentas administrativas são essenciais para que o empreendedor saiba em quais setores e processos incluir mais budget.
Vantagens das ferramentas administrativas
Sobre os benefícios de utilizar as ferramentas de gestão, podemos destacar:
- Redução de gastos desnecessários;
- Aumento dos lucros totais – a longo prazo;
- Otimização nos processos empresariais;
- Ajuda nas tomadas de decisões por parte dos gerentes.
Agora que você sabe o que são, para que servem e as vantagens das ferramentas de gestão, confira a seguir as 10 principais.
10 Melhores ferramentas de gestão para se ter em mente
Selecionamos as principais e melhores ferramentas de gestão, cada uma com suas características e particularidades, confira!
1. Plano de negócios
Um plano de negócios tem como finalidade organizar e estruturar as etapas de um projeto, assim como reduzir ameaças financeiras a respeito do plano de ação desejado. Sua indicação de uso é para quem deseja arquitetar um projeto com etapas e passo a passo do que deve ser feito.
De forma resumida, o plano de negócios é uma ferramenta de gestão que mostra os objetivos a serem seguidos, assim como diminuir os perigos que podem surgir no caminho. É especialmente indicado para quem deseja adquirir mais investidores.
Quer saber mais sobre redução de danos e previsão de demanda? Veja nossa publicação sobre preparação de negócios.
2. Matriz SWOT
A matriz SWOT, por sua vez, funciona como autoconhecimento empresarial – avaliação da empresa no mercado de trabalho, organização e estratégias – e identificador de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A situação de uso dessa ferramenta é para os empreendedores que querem conhecer os concorrentes e saber onde seu empresa se localiza em relação a eles.
Podemos concluir, ainda, que a matriz SWOT funciona como otimização de gestão para análises de planejamento estratégicos.
3. Sistema de gestão integrada – ERP
O sistema ERP funciona como software para integração das diferentes etapas de uma empresa. A recomendação de uso é para quem quer uma nova maneira de visualizar os processos da sua empresa, especialmente para finalidades de organização setorial, redução de gastos e automatização.
Para quem lida com grandes estoques e equipe numerosa, o uso do sistema de gestão integrada ERP é ainda mais importante.
Se te interessar, confira também nossa publicação sobre o conceito e principais aplicações do sistema ERP.
4. Six Sigma
Six Sigma é outra importante ferramenta de gestão e tem como objetivo observar a produtividade e performance dos colaboradores. Com ela, é possível aprimorar as atividades e estruturar novos processos. Na prática, a ferramenta tem duas diferentes vertentes: DMAIC e DMADV.
DMAIC é a sigla para as seguintes etapas: definir, mensurar, analisar, incrementar e controlar. Este é uma ferramenta para aperfeiçoar as etapas já presentes em uma empresa. Já o DMADV – definir, mensurar, analisar, detalhar e verificar – opera em função de novos processos.
5. 5W2H
Nossa quinta ferramenta de gestão é a 5W2H, a melhor metodologia para desenvolver planos de ação, com checklist de tarefas a serem cumpridas. Dessa forma, ela funciona para dar mais praticidade ao empreendedor e colocar em prática as tarefas de um projeto.
Essa ferramenta administrativa busca estruturar um plano de ação com base na resposta das seguintes questões:
- Quais os objetivos e intenções do projeto?
- Quais os argumentos para realização das atividades?
- Qual a região de aplicação da ação?
- Qual o tempo estipulado para a finalização do projeto?
- Quais os colaboradores envolvidos nas atividades?
- Como serão executadas as tarefas?
- Qual orçamento necessário?
6. Espinha de Peixe
A espinha de peixe, ou Diagrama de Ishikawa, é a ferramenta de gestão utilizada para diagnosticar – e resolver – problemas. Trata-se de gráficos com as principais adversidades e os problemas decorrentes de outros problemas. Além disso, são apresentadas causas detalhadas para que a resolução do problema seja assertivo.
7. Business Model Canvas
O quadro de modelo de negócios é um instrumento de planejamento estratégico muito intuitivo. Com o Bussiness Model Canvas, é possível ter uma visão geral do empreendimento em nove segmentos: parceiros chave, atividade chave, recurso chave, propostas de valor, relacionamento com os clientes, canais, segmentos de clientes, estrutura de cursos e fluxo de caixas.
8. CRM
CRM, Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente) é uma ferramenta de gestão focada na relação com o cliente. Nela é possível armazenar todos os dados do cliente, melhorando e acelerando o trabalho da equipe de vendas.
9. Ciclo PDCA
Plan, do, check e action – Planejar, fazer, checar e agir – o Ciclo PDCA funciona com base nessas quatro ações como ferramenta estratégica para diminuição custos e instruir funcionários. Além disso, o clico PDCA trabalha como correção de problemas e erros dentro da empresa.
10. 4Ps da Inovação
Os 4Ps da Inovação são: propósito, processos, pessoas e políticas, e compõem o fim da nossa lista com as principais ferramentas de gestão. Trata-se, também, como uma ferramenta de inovação capaz de oferecer uma boa posição da sua empresa dentro do mercado de trabalho. Se você tem planos de criar soluções nova em sua gestão, vale a pena estudar este método!
Estas são as principais ferramentas de gestão que todo empreendedor deveria conhecer. Para que eles funcionem de forma eficaz na prática, é necessário que aplicá-las no cotidiano e somá-las a outras atividades comuns da empresa.
Confira mais publicações no nosso blog e fique por dentro das principais dicas e informações acerca do mundo da gestão empresarial.
