Ter uma boa visão sobre seu estoque é fundamental para manter o padrão de qualidade de diferentes atividades em seu empreendimento, e os diferentes tipos de inventário são as principais técnicas que garantem confiabilidade e previsibilidade. Vale a pena conhecer em detalhe suas diferentes técnicas e descobrir qual traz mais benefícios para sua empresa.
O que é inventário e qual sua importância?
Entender qual o volume de patrimônio de uma empresa é uma das maneiras mais importantes de traçar diferentes medidas sobre o estado de seu empreendimento: entender a disposição de bens, evitar perdas, encontrar erros no armazenamento e condução do estoque e visualizar de maneira geral a gestão de seus recursos.
Essa é a função do inventário, que é indispensável também para fins contábeis e especialmente para manter a organização de varejos com setores amplos. As técnicas empregadas para garantir todas as informações relevantes variam bastante, e cada uma pode se encaixar melhor à demanda e ao perfil do empreendimento.
Confira os diferentes tipos de inventário e suas peculiaridades:
Inventário anual
Esse tipo de inventário deve ser executado por força de lei da Receita Federal para o fechamento de cada ano fiscal, realizado geralmente entre Dezembro e Janeiro. Muitas gestões aproveitam esse momento para executar outros tipos de levantamentos de informações de produtos de difícil contagem, por exemplo.
Apesar de ajudar a levantar dados importantes sobre a gestão orçamentária daquele ano e criar a oportunidade de agregar outras práticas de análise, o inventário realizado apenas anualmente dificulta a visão de alguns detalhes bem particulares que são importantes, como, por exemplo, o desempenho e organização em períodos sazonais, picos e baixas temporárias de vendas.
Um ano é um período consideravelmente longo entre cada inventário, e muita informação importante pode ser perdida pela falta de regularidade.
Inventário cíclico
Outro tipo de inventário muito realizado para cumprir com necessidades contábeis é o inventário cíclico, que costuma estar alinhado com as necessidades de fechamento do período fiscal e dá um reforço na otimização de estoque e especialmente em questões logísticas, reforçando as etapas de conferência e aumentando a segurança contábil para o período selecionado.
A maior regularidade facilita bastante a percepção da sazonalidade, especialmente quando comprada com o mesmo período de outros anos.
O inventário cíclico pode adotar técnicas e métricas específicas de acordo com a necessidade de conferir um determinado movimento, por exemplo, de empresas com poucos tipos diferentes de produtos, que podem ser inventariados semanalmente ou até diariamente, conforme for mais importante para a empresa.
Inventário rotativo
Ideal para quem pratica o estoque mínimo, o inventário rotativo é realizado em curtos períodos, geralmente semanais, com um foco voltado especialmente para garantir a segurança dos produtos que têm data de expiração curta, evitar danos, extravios e outros tipos de problemas.
Os benefícios do estoque mínimo são vários, especialmente para empresas que operam com um controle rigoroso do caixa e se preparam para ter um entendimento maior sobre a previsão de demandas.
Como lida com um volume geral menor, é possível setorizar mais a conferência e assim aprender importantes informações sobre suas vendas.
Inventário dinâmico
Esse modelo de inventário acaba se parecendo muito com o inventário rotativo, mas é ainda mais específico, focando em setores bastante específicos em determinados períodos de tempo.
O interessante desse modelo é que ele consegue ser rápido e criar fluxos de trabalho otimizados para conferir diferentes setores, já que o faz com regularidade, criando táticas e também gerando informações importantes sobre sazonalidade e evitando erros no manejo.
O inventário dinâmico é importante de ser trabalhado especialmente em grandes varejos, que têm uma grande diversificação de produtos e trabalha com o conceito de estoque máximo, para garantir mais descontos na compra sem ter de correr riscos com perdas e danos a produtos.
Com a conferência regular e dinamizada, é possível garantir a qualidade e diminuir custos de armazenamento especialmente em áreas onde a fluxo e os gastos são grandes.
Inventário geral
Apesar de muitas vezes massivo e dispendioso, este é um tipo simples de inventário, que contabiliza o volume total não apenas de bens em estoque, mas de toda a capacidade instalada da empresa.
Por mais dispendioso que possa parecer, ter essa visão ampla da empresa é fundamental para auditorias e implantação de importantes medidas de gestão e transformação do fluxo de trabalho, que geralmente traz muitas melhorias para o trabalho de todos envolvidos.
Como fazer um bom inventário?
Indiferente do tipo e da época da realização do inventário, é muito importante dispor dos melhores meios para documentar a maior quantidade possível de informações relacionadas à sua empresa e seu estoque.
Isso é fundamental em tempos de transformação digital. Ter esse volume de dados de forma automatizada sempre à disposição é uma fonte cada vez mais otimizada de material para relatórios, que dão base para tomadas de decisão cada vez mais assertivas.
Para isso, soluções de ERP são as grandes responsáveis pela dinamização de seu negócio, cada vez mais personalizáveis e escaláveis com outras tecnologias.
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