O controle financeiro empresarial não pode ser resumido apenas às contas a pagar, ou à entrada de dinheiro no caixa. A organização de fluxo precisa agrupar diferentes aspectos do funcionamento para que seu restaurante não se complique, pois a regulamentação de processos prepara terreno para que imprevistos não abalem o orçamento anual.
As finanças são uma representação mensurável de todo o seu empenho em gestão. Elas delimitam quantos funcionários você será capaz de contratar, viabilizam os recursos para investimento e podem até abrir possibilidade para novas franquias do seu restaurante. Por isso seu planejamento orçamentário não deve ser deixado em segundo plano.
Começar um negócio sem uma análise de capital pode gerar muitos problemas, mas nem tudo está perdido se esse é o seu caso. Inicie hoje mesmo uma mudança no seu modelo de administração aplicando essas 4 dicas que separamos para melhor o jeito que você paga as contas do seu restaurante e chegue ao próximo planejamento no positivo!
1. Organize as contas a pagar
O seu tempo como empresário custa dinheiro, então invista o montante que for necessário para planejar e organizar todas as contas. Crie uma escala de prioridades, utilize métodos de catalogação para dívidas mensais, semestrais e anuais, planeje um calendário com alto teor visual para datas de vencimentos, e o que mais for necessário para elencar informações importantes.
Uma etapa muito importante nesse processo é a separação de dados de cobrança e pagamento dos fornecedores. Se o seu restaurante serve arroz em todas as refeições, por exemplo, ele não pode deixar o produto ficar sem estoque, não é mesmo? Acumular cobranças e pagamentos é um erro, e ele pode custar toda a reputação construída pelo seu estabelecimento.
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Seus funcionários também precisar ser pagos, por isso não deixe de incluir esse gasto mensal em suas planilhas de contas a pagar e no seu planejamento de custos, é claro. Descontos, benefícios, férias, bonificações, e até mesmo uma possível redução da equipe precisa fazer parte do seu cálculo final.
2. Delegue responsabilidades
Agora que você já conhece todo o seu fluxo de caixa, e para onde cada centavo está se direcionando, chegou a hora de apresentar esse planejamento para seu equipe e delegar tarefas para que ele se mantenha ativo e operante. Para estabelecimentos menores, talvez seja a hora de repensar a contratação de um time, mesmo que reduzido, para auxiliar na operação.
Centralizar as informações de pagamento evita que informações se percam no decorrer do caminho e que contas importantes fiquem no esquecimento. Delegar é uma função necessária para que seu restaurante tenha uma gestão de sucesso, nesse tipo de organização todos os colaboradores são responsáveis por uma função, cabendo então a possibilidade de cobrança mais direta se algo não for concluído.
A capacitação também precisa entrar em pauta quando pensamos em delegar tarefas. Você tem o conhecimento completo do seu planejamento de finanças, e precisa passá-lo para quem vai ser responsável por aquela tarefa. Instruir corretamente diminuí a refação de trabalho, evita falhas na comunicação, e a perda de dinheiro.
3. Adicione ao time uma ferramenta de controle
Você já pensou em adicionar um software de gestão financeira no seu restaurante? Pode parecer desnecessário, a princípio, mas esse tipo de ferramenta é capaz de auxiliar qualquer tipo de estabelecimento. Um controle automatizado agiliza os processos de rotina e otimizam tempo na hora de capacitar seus funcionários para assumir a função.
Planilhas automáticas também ajudam no controle pessoal de cada funcionário, elas pode ser somadas ao software principal para uma melhor performance da gestão, mas lembre-se, elas são a maneira mais básica de estruturação.
Se você quer ver seu negócio crescer de forma profissional, um software personalizável é a opção mais completa, por oferecer uma opção mais eficaz no controle mais eficaz de pagamentos.
4. Estabeleça a cultura de recebimento
As contas a pagar de um estabelecimento podem tirar o sono de quem o coordena, mas não é só com elas que você precisa se preocupar. A cultura de recebimento deve fazer parte do seu restaurante, independente da capacidade de receber clientes, esse tipo de procedimento só é reconhecido quando os contratempos começam a surgir.
Imprevistos acontecem até com empresas organizadas, mas eles devem ser contabilizados no seu orçamento. Entenda a margem de imprevisto como todas as contas fixas que são pagas mensalmente, não pense nessa taxa como um “gasto extra”, agrupe seu valor de margem junto com pagamentos essenciais, como a água, a luz e a internet.
5. Registre todas as atividades
Não é sempre que conseguimos centralizar todos os gastos, muito menos registrar cada alimento novo que chega para o estoque, mas documentar esses dois fatores pode mudar completamente o modo que você gerencia seu estabelecimento. Esse tipo de controle evita, principalmente, gastos desnecessários com acúmulo ou falta de produto.
Convide também seus funcionários a catalogar tudo que sai e que entra na empresa, ou estabeleça coordenadores para cada setor, se necessário. Eles podem ficar responsável por levantar todos os registros pendentes em um banco de dados completo e atualizado, assim você estará sempre no controle de tudo que foi, está sendo, ou ainda vai ser pago dentro do necessários naquele mês.
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Planejar e organizar seus gastos permite mais liberdade na hora de pensar em investimentos para melhorar seu restaurante. Esse planejamento prévio também pode cobrir imprevistos ou a renegociação de contas mais altas. Quando você não compromete o orçamento da empresa, as contas são pagas em dia e o fluxo de trabalho segue com mais tranquilidade.
Agilize o processo com um sistema de automação
Agora, você está preparado para controlar as contas a pagar do seu restaurante! Esse procedimento é muito importante para manter seu planejamento financeiro em dia e o restaurante em pé.
Para facilitar e agilizar as etapas mencionadas, vale investir em um sistema de automação, que torna tudo mais rápido, prático e preciso.
Falando nisso, a SG Sistemas oferece a solução perfeita para o seu restaurante! Conosco, você otimiza o controle de contas do seu negócio por meio de um software de gestão. Assim, você nunca vai ser pego desprevenido com uma oscilação nas finanças!
