A gestão eficiente é aquela que conta com boas rotinas administrativas no seu plano de ação, afinal elas representam processos basilares para que as demais atividades executadas em um empreendimento saiam conforme planejado.
Esse trabalho é indispensável a toda e qualquer empresa e vai muito além da organização, servindo também para otimizar processos internos que terão consequências diretas e reais no mundo externo ao seu negócio.
Falar é fácil, mas e na prática? Empresários enfrentam bastante dúvidas na hora de definir quais rotinas administrativas devem ser priorizadas e inseridas no dia a dia da empresa. Vamos, então, entender de vez tudo isso?
O que são rotinas administrativas?
As rotinas administrativas podem ser interpretadas como processos repetitivos do dia a dia empresarial, mas essa definição traz uma visão ruim sobre a função, então temos uma forma diferente de conceituar: processos sistemáticos que dão suporte aos principais departamentos de uma empresa devem ser considerados rotinas administrativas.
Processos primários, de apoio e finalísticos estão inseridos na atuação e estruturação dessa gestão, seja por meio de métodos, técnicas, sistemas operacionais ou organizacionais. Uma coisa é certa: as rotinas administrativas precisam sempre estar direcionadas à atividade fim do negócio, ou seja, devem ajudar o negócio a funcionar, cumprindo seus objetivos.
Qual a importância de estabelecer atividades administrativas?
Rudimentares ou tecnológicas, das mais simples às mais complexas, as rotinas administrativas movem a empresa por meio da criação de sistemas e processos. Explicamos:
A união de atuações (de departamentos e setores) para atingir uma finalidade (o funcionamento da empresa) é que forma o sistema, enquanto suas tarefas e etapas de cada fase dizem respeito aos processos.
Engana-se quem assume, por essa explicação, que as rotinas administrativas são as atividades empresariais principais. Na verdade, as rotinas são sim essenciais, mas principalmente no direcionamento de como o objetivo da empresa será alcançado (a venda, por exemplo). Isto é, a venda não é rotina administrativa, mas sim os processos que dão base à ela.
O suporte às atividades principais se dá pela tomada de decisões, inteligência e estratégia.
Pilares: as 6 rotinas administrativas mais determinantes
Já que estamos tratando de sistemáticas e processos intimamente ligados à tomada de decisão, inteligência e estratégia empresarial, é importante saber então quais setores merecem um olhar cuidadoso para que se obtenha resultados ligados aos objetivos finais do negócio.
1. Gestão financeira
Cuidar adequadamente dos recursos financeiros está posicionado como o primeiro pilar administrativo, haja vista que gerir fluxos monetários de entrada e saída é algo necessário para saber quando investir e quando optar pela minimização dos gastos.
O pagamento de impostos, tributações e demais gastos ligados à existência da atividade empresarial também podem ser inseridos aqui.
Trabalhar com um bom planejamento e gestão orçamentária do negócio trará sucesso para sua desenvoltura administrativa, podendo inclusive fornecer margens de atuação.
Essa área administrativa cuida, como dito, das entradas (ou receita) e saídas (despesas), gerindo o fluxo de caixa da atividade (o valor disponível frente às despesas). Em supermercados, por exemplo, esse primeiro lugar ganha ainda mais importância por lidar diretamente com a venda de produtos.
2. Gestão de pessoas
O famoso RH, Recursos Humanos, entra nesse setor, que também é um necessário ao funcionamento de empresas, principalmente de grandes negócios como supermercados, indústrias, etc.
O processo de recrutamento é indispensável à saúde de uma empresa, e não há como executar atividades empresariais que estão visando crescimento e expansão em apenas duas ou quatro mãos. Novos talentos devem ser inseridos nessa dança, e por isso o setor do RH é o responsável pelos processos de contratação, demissão, folhas de pagamento e avaliações de desempenho.
Pode ser que a questão dos pagamentos seja inserida na gestão financeira, e também está correto, afinal colaboradores são investimentos monetários em força de trabalho, mas também são pessoas que agregam valor à empresa.
3. Gestão de vendas
Contatar fornecedores que melhor atendem às necessidades do seu negócio e de sua persona influi diretamente em todos os outros setores. Se um investimento em um produto ruim for feito, o dinheiro será desperdiçado, a qualidade estará comprometida e o consumidor não terá uma boa experiência advinda da ida ao seu estabelecimento. Não é o que se busca, não é?
Principalmente quando se trata de mercados, sejam eles de pequeno, médio ou supermercados, a seleção dos fornecedores que estarão disponíveis aos seus clientes depende de muito mais do que ligações e depósitos: pesquisas mercadológicas fazem parte do processo.
Não ter um setor com pessoas capacitadas (de pessoas capacitadas o RH entende!) para essa função é um erro comum, e que você agora não mais cometerá. Negociação de preços e condições de entrega das mercadorias também serão função desse setor, com o aval orçamentário do financeiro.
4. Gestão de marketing
Já se foi o tempo em que empresários achavam que investir em estratégias de marketing era mero deleite ou luxo: na sociedade da informação, o marketing deve ser respeitado e aplicado no seu negócio.
Ele se aplica tanto na prospecção de clientes como na fidelização, então montar um plano de marketing para o seu negócio, seja hands on ou com alguma empresa especializada no assunto é o mais indicado!
5. Customer Experience
Você já ouviu falar do CX? O Customer Experience ou Experiência do Cliente? Esse conceito diz respeito àqueles que você mais precisa para que seu negócio alavanque: os consumidores.
Trata-se de setor que busca entender como consumidores da sua empresa têm reagido à execução das atividades que com eles interagem. Basicamente, por meio de uma análise do consumidor e do mercado de consumo – que deve ser o centro do negócio – desenvolve estratégias. O valor percebido pelo cliente é mais importante do que se imagina.
No marketing, financeiramente, com os colaboradores… Sobre todos os setores recaem as percepções e impressões do consumidor, e é por meio delas que o negócio se adapta às mudanças sociais.
6. Controle e gestão de qualidade
A essa equipe, que pode muito bem ter um representante de cada uma das rotinas administrativas elencadas, caberá a avaliação e análise dos processos de cada uma das atividades que formam todo o setor administrativo da empresa.
“Tudo está funcionando?”, “Onde estamos errando?” e “Como melhorar o desempenho da empresa e acelerar seu crescimento?” fazem parte das perguntas que devem ser feitas para identificar possibilidades de melhoria.
Essa auditoria interna tem que ser tão constante e sistemática como as rotinas administrativas para que gere efeitos. Faça as análise SWOT e PESTEL.
Como estruturar rotinas administrativas?
Todos esses processos são essenciais para sua atividade ser bem desenvolvida e para que seu consumidor fique satisfeito. Expandir negócios não é uma missão fácil, mas pode ficar bem menos penosa com as dicas que temos para você!
Trabalhar com uma gestão integrada por meio de sistemas digitais pode – e irá! – fazer esse planejamento ser bem mais assertivo!
Não menos importante é o investimento em uma gestão de indicadores. Já ouviu falar sobre? Temos um post bem interessante nessa temática em nosso blog, clique aqui para ler.
Independente da proporção do seu negócio, seja de pequeno, médio ou grande porte, todo empreendedor focado precisa conhecer ferramentas administrativas que possam auxiliar e melhorar processos de gerenciamento, e disso a SG Sistemas entende. Vamos crescer juntos?
