Ter uma boa visão sobre seu estoque é fundamental para manter o padrão de qualidade de diferentes atividades em seu empreendimento. Uma das principais técnicas que garantem confiabilidade e previsibilidade nessa visão geral de seus bens é o controle de inventário.
Quer saber tudo sobre o controle de inventário e como fazê-lo de forma eficiente para otimizar os processos logísticos da sua empresa? Continue a leitura:
O que é um controle de inventário?
O controle de inventário consiste na contagem de produtos e mercadorias estocados, que deve ser feita de tempos em tempos. Ele tem como finalidade manter os dados atualizados e contribuir para um fluxo melhor de vendas, aquisições e outras operações logísticas de um negócio.
É um processo importante para entender a movimentação de estoque de uma empresa. Entre as vantagens de realizar o controle de inventário, estão a diminuição da perda de bens, solução de erros em armazenamentos e melhor compreensão do gerenciamento de seu estoque.
Tipos de controle de inventários que existem
Existem alguns tipos de inventário que devem ser realizados, cada um com sua determinada frequência. São eles:
Controle de inventário anual
Esse tipo de controle de inventário deve ser executado por força de lei da Receita Federal para o fechamento de cada ano fiscal, realizado geralmente entre dezembro e janeiro.
A vantagem desse inventário é que ele ajuda a levantar dados importantes sobre a gestão orçamentária daquele ano e criar a oportunidade de agregar outras práticas de análise. Muitas gestões aproveitam esse momento para executar outros tipos de levantamentos de informações de produtos com contagem difícil, por exemplo.
Porém, como ele é realizado apenas anualmente, pode dificultar a visão de alguns detalhes importantes, como o desempenho e organização em períodos sazonais, picos e baixas temporárias de vendas.
Controle de inventário cíclico
O controle de inventário cíclico costuma estar alinhado com as necessidades de fechamento do período fiscal e dá um reforço na otimização de estoque, especialmente em questões logísticas. Também é importante no reforço das etapas de conferência e aumentando a segurança contábil para o período selecionado.
Esse inventário facilita bastante a percepção da sazonalidade, especialmente quando comparada com o mesmo período de outros anos. Além disso, é possível adotar técnicas e métricas específicas conforme a necessidade de conferir um determinado movimento, por exemplo, de empresas com poucos tipos diferentes de produtos.
Controle de inventário rotativo
ideal para quem pratica estoque mínimo, o controle de inventário rotativo é geralmente realizado em períodos semanais, com um foco em garantir a segurança dos produtos com data de expiração curta, evitar danos, extravios e outros tipos de problemas.
Realizar esse tipo de controle de estoque é especialmente benéfico para empresas que operam com um controle rigoroso do caixa e se preparam para ter um entendimento maior sobre a previsão de demandas. Como ele lida com um volume geral menor, é possível setorizar mais a conferência e aprender importantes informações sobre suas vendas.
Controle de inventário dinâmico
Esse modelo de controle de inventário é bem específico e conta apenas parte da mercadoria, em categorias. Ele é ideal para grandes varejos que praticam estoque máximo, garantindo mais descontos na compra sem ter de correr riscos com perdas e danos a produtos.
O interessante desse modelo é que ele consegue ser rápido e criar fluxos de trabalho otimizados para conferir diferentes setores, já que o faz com regularidade, criando táticas e também gerando informações importantes sobre sazonalidade. Também é ótimo para evitar erros no manejo.
Controle de inventário geral
O controle de inventário geral contabiliza o volume total de bens da empresa, não só de mercadorias e é geralmente feito anualmente. Realizar esse controle de bens é fundamental para auditorias e implantação de importantes medidas de gestão e transformação do fluxo de trabalho.
Quais as formas de fazer um controle de inventário?
O profissional que realiza o controle de inventário pode utilizar escolher entre três métodos diferentes para fazer o processo:
Papel
É a forma manual de fazer o controle de inventário. Pode ser um processo demorado, já que não utiliza nenhuma tecnologia, é mais indicado para empresas que não possuem um estoque tão grande, ou que trabalhem a base de estoque mínimo.
O funcionário responsável por fazer o controle de inventário passa por todo o estoque com uma lista completa dos códigos de mercadorias registrados no comércio, marcando a disponibilidade de cada um dos produtos.
Excel
Um método mais tecnológico de fazer o controle de estoque, que utiliza a ferramenta Microsoft de Planilhas. O próprio programa oferece layouts de catálogos para inventários, facilitando a organização dos produtos.
O excel pode ser utilizado na contagem de pequenos e grandes estoques, e possui a vantagem de armazenar tudo digitalmente, podendo ser acessado mais facilmente quando necessário. Porém, erros de contagem ainda podem acontecer, já que os dados devem ser inseridos manualmente no programa, então tenha cautela.
Sistema de gerenciamento
O Sistema de Gerenciamento, como o ERP da SG Sistemas, possui uma tecnologia mais avançada, que auxilia de forma automática a contagem do estoque. O bacana de adotar um é que ele contabiliza, em tempo real, as entradas e saídas de produtos – já que todas as mercadorias são registradas no software. Ele diminui custos de processos logísticos, além de agilizar a contagem do inventário.
Passo a passo para fazer o controle de inventário
Se você deseja fazer um controle de inventário de forma eficiente no seu estoque, seguir os cinco passos abaixo podem te ajudar:
Passo 1: Elabore uma lista completa de suas mercadorias
É impossível realizar a contagem de estoque sem que você tenha seus produtos catalogados e listados corretamente. Não se esqueça de especificar os nomes e preços de cada mercadoria.
Este também é um ótimo momento para (re)organizar as prateleiras do seu armazém, o que pode facilitar ainda mais os futuros controles de inventário.
Passo 2: Estabeleça um código único para cara tipo de mercadoria
Criar um código para cada produto listado no inventário facilita não só o controle dele, mas também a identificação na hora de vendê-los. Você pode aproveitar o próprio código de barras na embalagem do item, ou criar códigos originais, como 0001 e A001.
Passo 3: Categorize e especifique os produtos
Indexar seus produtos auxilia na organização do controle de inventário, além de facilitar sua vida quando estiver procurando por eles no sistema e no estoque. Especifique o tipo de mercadoria – roupas, calçados e acessórios, por exemplo – e suas características – como tamanho e cor.
Passo 4: Realize a contagem do estoque
Após listar, codificar e categorizar cada um de seus itens, faça a contagem do estoque utilizando o método de sua preferência. Seja minucioso e conte uma segunda vez, se achar necessário, para confirmar as informações obtidas.
Passo 5: Faça uma atualização de todo o sistema com a nova contagem
Este passo é importante, principalmente, se você utiliza métodos manuais para controlar o inventário. Certifique-se de que planilhas e dados do sistema de vendas estejam atualizados e compatíveis com a nova contabilização dos produtos.
Além de seguir cada um desses passos, é importante pensar em um momento conveniente para contabilizar suas mercadorias. Evite ocasiões de grande movimento no seu comércio e deixe funcionários designados apenas para essa tarefa. Assim, o processo do controle de inventário não irá atrapalhar o andamento do seu negócio.
Se você deseja aprender mais sobre como otimizar os processos logísticos do seu empreendimento, não deixe de conferir nosso post com 11 indicadores de desempenho logístico que irão aprimorar ainda mais as práticas dentro do seu negócio!
Agora que você sabe o que é o controle de inventário e como fazê-lo de forma eficiente, escolha o método que mais se adéqua ao seu negócio, siga nosso passo a passo e mantenha toda mercadoria muito mais organizada na sua empresa!
