A emissão de notas fiscais é motivo de muitas dúvidas aos empresários. Para esclarecê-las preparamos este material com os principais tópicos sobre notas ficais.
O que é uma nota fiscal e para quê serve?
A nota fiscal é um documento que comprova que sua empresa efetuou a venda de algum produto ou realizou algum serviço.
A emissão da nota fiscal é obrigatória segunda a legislação brasileira (Lei 8.846/94 – Artigo 1º). Devendo ocorrer sempre no momento da realização da transação, seja a venda de um produto ou a prestação de um serviço.
O Cliente usará a nota fiscal para registro da compra ou serviço que recebeu, escriturar em seus registros financeiros, solicitar suporte e assistência técnica e até obter créditos fiscais. Para a empresa, servirá para registro da receita obtida e é fundamental para a apuração de impostos decorrentes da venda.
Além de ser a base para toda a contabilidade de sua empresa. Notas fiscais são a prova de que sua empresa paga os devidos tributos ao governo, gerando mais confiança aos fornecedores e clientes.
O que são e quais os tipos de nota fiscal eletrônica?
A NF-e substitui a nota fiscal impressa em papel. Nela todos os dados referentes a operação (produto, emissor, destinatário e impostos), são transmitidas para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e autorizadas para sua emissão.
Os tipos mais comuns são:
NF-e: nota fiscal eletrônica;
NFC-e: nota fiscal do consumidor eletrônica;
SAT ECF: emissor de cupom fiscal;
NFS-e: nota fiscal de serviço eletrônica;
CT-e: conhecimento de transporte eletrônica.
Existem casos em que ainda é permitida a utilização de Nota Fiscal no formato físico, como por exemplo, em municípios que ainda não implementaram a NFS-e a emissão é por meio de nota fiscal de serviço no formato físico.
O que é DANFe e arquivo XML?
Muitas pessoas pensam que a DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é a nota fiscal eletrônica, mas a DANFe é a representação gráfica da NF-e. Por não ter valor fiscal sua guarda não é obrigatória.
Servindo de reserva para os casos em que não é possível apresentar os dados da NF-e, como por exemplo em transporte, como o transportador precisa do documento ele leva consigo a DANFe.
O arquivo XML, é um documento fiscal. Isso porque todas as informações da Nota Fiscal, inclusive as assinaturas eletrônicas estão armazenadas neste arquivo.
Seu armazenamento é obrigatório por pelo menos 5 anos. Caso você perca o arquivo xml de suas notas fiscais, é possível recuperá-lo no Portal da nota fiscal eletrônica com o número da chave que está impressa na DANFe.
Porque eu preciso de um certificado digital?
Todo documento só tem validade legal após estar assinado. Correto? Da mesma forma ocorre com as informações da NF-e. Para que sejam válidas as informações e que seu emissor concorda com as informações constantes nela, é preciso que esteja assinada.
O governo brasileiro utiliza para isso o Certificado Digital desde a introdução do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e da NF-e é exigida a assinatura por meio desta ferramenta.
Hoje, existem dois tipos de certificado digital, o modelo A1 que é o arquivo para computador e o modelo A3 em que o arquivo fica em uma mídia física (como cartão ou pen drive).
Os software da SG Sistemas são compatíveis com ambos os modelos de certificados digitais.
Como fazer a emissão de notas fiscais?
Verifique o caso fiscal
O primeiro passo é saber qual é o tipo em que se enquadra sua empresa. Seu contador é a pessoa certa para lhe ajudar a entender qual tipo de nota pode ser emitido.
Aquisição de um certificado digital
O certificado digital é uma “assinatura” como descrito no item 4. Para autentificar e provar que sua empresa emitiu a nota. Para obter um certificado digital, é preciso escolher uma autoridade certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), que funciona como um “cartório” digital.
Credenciamento na SEFAZ
Sua empresa precisa estar cadastrada na SEFAZ do seu estado para poder emitir a nota fiscal eletrônica. O cadastro é simples, porém varia entre estados, sendo interessante a procura de um contador que tenha conhecimento da legislação local para lhe auxiliar.
Sistema emissor de Nota Fiscal Eletrônica
Por fim é necessária a contratação de um software emissor de NF-e. A SG Sistemas conta com o SGDFe sistemas próprio para a emissão desses documentos fiscais, tais como NF-e, NFC-e, SAT ECF e CT-e dentre outros.
No caso de empresas de serviços, a autorização ou a emissão eletrônica é feita pelo site da Prefeitura no município onde sua empresa está estabelecida.
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Até o próximo post!
